Logiciel de gestion de salles et matériels
De petites évolutions de-ci de-là ont été apportées au logiciel afin de vous simplifier l'accès à des informations ou la gestion même des locations de salles :
apparaîtra lors de la sélection du type de location si des éléments ont été précisés.
Sur demande, il est possible de mettre en place un fichier ICS qui sera joint automatiquement au message envoyé depuis le bouton Mail matériel accessible sur une location (si celui-ci est correctement configuré). Ce fichier pourra être utilisé dans votre agenda Google ou Outlook pour importer un événement lié à une location de salle, et ainsi bénéficier des alertes offertes par ces solutions. Pour bénéficier de cette option, contactez-nous.
Depuis la fiche d'un client, un nouveau bouton Récap Client fait son apparition sur la gauche de la fenêtre et vous permet d'imprimer un récapitulatif des coordonnées du client ainsi que des éventuels contacts qui lui sont associés.
Deux nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées au niveau de la fiche d'un client afin d'étendre les possibilités offertes par le logiciel :
à côté de l'adresse mail.
Une nouvelle option fait son apparition lors de la création d'une location hebdomadaire et vous permet de créer une location par mois contenant les différentes occurrences correspondant aux critères de la location hebdomadaire (jours et créneaux horaires). Cela vous permet donc, par exemple, d'établir plus facilement une facture par mois à un client présent toute l'année. Pour cela, il suffit de cocher la case « Créer une location par mois » lors de la création de la location hebdomadaire. Pour bénéficier de cette option, contactez-nous.
Remarque : ce fonctionnement est le plus indiqué avec l'utilisation de tarifs forfaitaires
La partie Configuration a été revue et réorganisée en onglets afin d'apporter plus de clarté dans les informations accessibles, avec l'arrivée notamment de deux nouveaux onglets :
Une nouvelle façon d'afficher le planning est disponible depuis le type de planning 7+, permettant d'afficher à l'horizontale l'ensemble des locations prévues par jour. Pour utiliser ce nouveau planning, il suffit de sélectionner « Affichage horizontal par jour » avant de cliquer sur le bouton Afficher.
Lors de la création d'une nouvelle location, si vous sélectionnez un client déjà existant, une icône 
apparaît désormais à côté du menu déroulant pour vous permettre de mettre à jour directement les éléments de la fiche client sans avoir à y aller depuis la liste des clients.
Dans la partie Comptabilité du logiciel, au niveau de la liste des cautions, une légende avec 3 codes couleur a été rajoutée pour vous permettre de repérer rapidement quelles sont les cautions qui sont en cours, encaissées ou restituées. Vous pouvez également utiliser le bouton Filtre au-dessus de la liste pour retrouver les cautions correspondant à l'un de ces statuts.
Vous avez désormais la possibilité de dupliquer les paramètres d'un utilisateur pour créer plusieurs accès identiques à différents agents. Vous n'aurez alors qu'à attribuer un identifiant et un mot de passe différent pour chacun d'entre eux (voire renseigner les coordonnées de l'utilisateur) pour pouvoir créer un ou plusieurs utilisateurs ayant les mêmes caractéristiques qu'un utilisateur existant (droits d'accès aux salles, client, comptabilité, statistiques, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller dans la liste des utilisateurs (Administration > Les Utilisateurs) et de cliquer sur le bouton 
en bout de ligne de l'utilisateur à conserver comme base.
Nous avons apporter une modification à l'interface de sélection des paramètres d'affichage du planning 7+ pour vous permettre d'enregistrer vos paramètres sous un nom de recherche. De cette manière, vous pourrez retrouver ultérieurement le même planning que vous avez enregistré et pourrez même en modifier des paramètres (soit en écrasant la recherche actuelle, soit en enregistrant une nouvelle recherche). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Sauvegarder ce paramétrage.
Il vous est désormais possible d'utiliser des variables dans les modèles de mail configurables dans le logiciel afin permettre de récupérer automatiquement les éléments propres à la location (nom et prénom du client, dates de la location, salle louée, etc.). Pour cela, cliquez sur les variables souhaitées visible dans l'interface de paramétrage des modèles de mail (Administration > Configurer les mails).
Lorsque vous créez un contact pour un client, vous avez maintenant la possibilité de rechercher un contact déjà existant, que ce soit pour éviter les doublons ou bien mettre à jour en une seule fois les informations liées à ce contact s'il est commun à plusieurs clients. Pour cela, à la création d'une nouveau contact, il suffit de cliquer sur le bouton Contact déjà existant, puis de rechercher le nom de ce contact pour le sélectionner et voir les champs se remplir automatiquement.
Pour les commune ayant un module de réservation en ligne, il vous est désormais possible de configurer des adresses mails vers lesquelles seront envoyées automatiquement les notifications en cas d'ajout de commentaire. Il est ainsi possible de préciser pour chaque infrastructure les adresses de leur gestionnaire pour qu'ils soient informés rapidement de tout changement ou complément d'information concernant une réservation faite en ligne. Pour cela, il suffit de saisir la ou les adresses mail (séparées par une virgule) dans le champ « Mail notification commentaire réservation » d'une infrastructure (Administration > Les Infrastructures).
Le logiciel permet désormais de créer des cycles qui pourront être utilisés pour la création de locations hebdomadaires et mensuelles. Ils permettront de sélectionner une date de début et de fin pré-enregistrées afin d'y créer des locations pour des activités récurrentes sur une période précise (activités scolaires par exemple). Pour cela, il suffit de créer un nouveau cycle en lui attribuant les date voulues depuis l'administration du logiciel (Administration > Les Périodes / Les Cycles).
Les alertes sont désormais archivées lorsqu'elles ont rempli leur fonction afin de garder une trace de ce qui a été fait pour une location. Lorsque vous supprimerez une alerte de vos rappels, celle-ci sera accessible dans la liste des alertes de la location associée via le bouton Afficher les alertes archivées.
Vous avez maintenant la possibilité d'utiliser plusieurs critères pour renouveler les tarifs dans le logiciel. Il est ainsi possible de renouveler soit uniquement les tarifs de location ou les services, ou les deux en même temps. De même, il est possible d'arrondir les montants plus précisément et pour tout ou partie des tarifs renouvelés (location, services ou les deux).
Le logiciel vous permet dès maintenant de visualiser les locations qui ne suivent pas les paramètres initiaux d'une location hebdomadaire ou mensuelle. Après avoir forcé l'enregistrement d'une location récurrente (une ou plusieurs dates n'étaient pas disponibles) ou modifié une occurrence précise, un bouton Différenciation des créneaux apparaîtra sur la fiche de la location. Il vous détaillera la liste des locations qui ne correspondent pas à la location initialement enregistrée.
Vous avez désormais la possibilité de classer vos modèles de courrier dans des dossiers, afin de retrouver plus facilement vos documents (Administration > Vos modèles). Pour cela, faites un clic droit sur le dossier « Dossier par défaut » pour créer un sous-dossier. Vous pouvez également créer un nouveau dossier à partir de la fenêtre de création/modification d'un modèle de courrier afin de le classer correctement.
Afin de gagner du temps, il est désormais possible de faire défiler les semaines suivantes et précédentes depuis l'affichage du planning hebdomadaire. Utilisez pour cela les flèches sur les côtés du tableau pour passer d'une semaine à une autre rapidement.
Vous avez maintenant la possibilité de cocher/décocher rapidement l'ensemble des pièces contenues dans une infrastructure lors de la création/modification d'une location, si vous avez choisi « Toutes les salles ». Il est également possible de sélectionner toutes les infrastructures et les pièces associées en une seule fois.
Le logiciel vous permet maintenant d'attribuer l'accès à la configuration des modèles de courriers à des utilisateurs qui n'ont pas les droits d'administration. Il suffit pour cela de cocher la case « Modèles de document » depuis la page de paramétrage d'un utilisateur (Administration > Les Utilisateurs > fiche de l'utilisateur voulu).
Il est désormais possible de créer des catégories à associer à un ensemble d'infrastructures. Pour cela, il suffit de créer une catégorie et de l'appliquer à une infrastructure depuis la page de paramétrage des salles (Administration > Les Infrastructures). Cette fonctionnalité pourra être utilisée pour :
Les communes utilisant le module de réservation en ligne peuvent désormais connaître le nombre de nouvelles demandes enregistrées (statut « Nouvelle ») grâce à une pastille accolée au bouton Demandes réservation dans le bandeau de gauche. Elles peuvent également bénéficier d'une partie « Commentaires » permettant aux différents agents de signaler des informations afin de valider ou non une demande. Pour cela, cliquez sur l'icône 
en bout de ligne d'une demande pour accéder à la fenêtre des commentaires.
Vous avez dès à présent la possibilité de restaurer une facture qui aurait été annulée de manière à la retrouver dans votre comptabilité (suite à une erreur ou un changement d'avis du client par exemple). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le numéro de facture souhaitée depuis la liste des factures, puis de confirmer la restauration en cliquant sur le bouton Valider.
Il vous est désormais possible de créer un rappel automatique lorsque vous créez un état des lieux pour une location. Pour cela, cochez la case « Ajouter un rappel sur l'état des lieux d'entrée/sortie » sur la page de saisie d'un état des lieux, afin que le logiciel crée automatiquement un rappel dans les alertes en reprenant la référence de la location pour la retrouver plus facilement.
Vous avez désormais la possibilité de prévenir directement un utilisateur qu'une location qu'il a géré a été validée/modifiée. Pour cela, cliquez sur le nom de l'utilisateur ayant enregistré la location initialement depuis la fiche de la location (en bas à droite). Une fenêtre s'ouvrira par-dessus la page et vous permettra de saisir l'objet et le corps du message à envoyer à cette personne.
Attention : il faut cependant que l'utilisateur en question ait une adresse mail configurée dans ses paramètres de compte (Administration > Les Utilisateurs).
Le logiciel vous permets maintenant d'imprimer ou d'envoyer par mail plusieurs modèles de courriers en une seule fois. Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche d'une location puis de cliquer sur le bouton Courriers à gauche. Utilisez les onglets « Modèle 1 », « Modèle 2 », etc. pour ajouter plusieurs modèles de courriers les uns à la suite des autres.
Vous avez désormais la possibilité d'envoyer des mailings à une liste de clients présélectionnés. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur le bouton Mailing client depuis la liste des clients, puis de choisir vos paramètres afin de filtrer les clients concernés. Sélectionnez ensuite vos clients puis éditez votre modèle de mail (avec pièces jointes éventuelles) avant de l'envoyer en masse.
Mise à jour 02/08/2017 : possibilité d'exclure automatiquement des clients d'un mailing en cochant la case « Exclure des mailings » depuis leur fiche.
Grâce à vos retours, de nombreuses petites améliorations ont été développées pour faciliter votre gestion au quotidien et ainsi vous permettre de dégager du temps afin de profiter pleinement de ce temps estival. On retrouve ainsi :
Les filtres accessibles dans toute la partie « Comptabilité » du logiciel ont été améliorés afin de vous permettre d'affiner encore plus vos recherches, notamment en cochant précisément des pièces particulières d'une infrastructure donnée, ou encore une combinaison de salles et/ou pièces particulières.
Le logiciel évolue en fonction de vos retours et plusieurs petites fonctionnalités ont été rajoutées afin de rendre le logiciel toujours plus accessible et fonctionnel :
La liste des utilisateurs accessible depuis la partie Administration affiche désormais la date et l'heure de dernière connexion des différents identifiants configurés. De même, il sera possible de savoir qui parmi ces identifiants est en administrateur. Cela permettra ainsi de faciliter la mise à jour des droits d'accès au logiciel si des membres du personnel changent.
Vous avez maintenant la possibilité d'être informé d'un rappel saisi dans le logiciel grâce à l'envoi par mail d'une notification automatique. Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Envoyer un mail de rappel » lors de la création d'un rappel dans une location. Vous devrez alors indiquer à quelle heure le mail sera envoyé. Vous pouvez également paramétrer l'envoi à plusieurs destinataire en sélectionnant les utilisateurs concernés depuis Tous les utilisateurs .
Il vous est désormais possible d'enregistrer une copie d'un courrier directement dans l'onglet « Documents » d'une location lorsque vous l'envoyez par mail au client. Cela vous permet de garder une trace si le modèle de base a été modifié pour un cas particulier. Pour cela, depuis la fiche d'une location, cliquez sur le bouton Courriers et dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez votre modèle. Apportez-y d'éventuelles modifications puis cochez la case « Ajouter le fichier aux documents de cette location » avant de l'envoyer par mail. Le courrier sera alors ajouté à la liste des documents de la location.
Il est maintenant possible de supprimer un encaissement réalisé dans la caisse du logiciel qui, finalement, n'aura pas eu lieu (ni facture, ni paiement). Pour cela, cliquez sur la date de l'encaissement à supprimer puis cliquez sur le bouton 
Supprimer cet encaissement. Confirmez la suppression pour que l'emplacement disparaisse de la liste.
Le planning 7+ vous propose désormais un nouveau type d'affichage qui aura pour effet d'obtenir une vue synthétique de l'occupation des salles heure par heure, sur la période sélectionnée. En choisissant vos critères de recherches (salles, période, etc.), sélectionnez le mode « Affichage horizontal » puis cliquez sur le bouton Valider pour générer le planning. La vue sera alors inversée par rapport aux autres types de planning : les colonnes représentent les tranches horaires et les lignes les différentes salles sélectionnées avec le détail par jour.
En cas de double saisie d'un client dans le logiciel, vous avez maintenant la possibilité de fusionner des fiches client afin de regrouper l'ensemble des informations les concernant (historique location, factures, paiements, documents, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche du client que vous souhaitez conserver, puis cliquer sur le bouton Fusionner à gauche. Vous serez alors amené à rechercher le client avec lequel vous souhaitez fusionner la fiche et vous pourrez modifier/compléter les éléments de la fiche finale obtenue.
Vous avez désormais la possibilité d'exporter une liste de locations depuis le logiciel dans un format compatible avec Google Agenda, afin de pouvoir garder un œil sur le planning des locations même si vous n'avez pas accès à Internet. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche puis de choisir vos critères de recherche depuis l'onglet Bilans. Validez votre recherche pour afficher le tableau des résultats correspondants puis cliquez sur le bouton Export Google Agenda au-dessus du tableau. Un fichier d'export sera généré et vous pourrez l'importer sur votre Google Agenda (plus de précisions ici).
De nombreuses petites modifications et améliorations ont été apportées au logiciel ces derniers mois afin de rendre l'outil toujours plus convivial et pratique à utiliser. Elles se répartissent de la manière suivante :
Vous avez maintenant la possibilité de créer et d'appliquer à vos clients des natures (ex : association sportive, humanitaire, travaux manuels...) afin de les regrouper dans des sous-catégories au moment de générer des statistiques d'occupation. Pour cela, il suffit d'accéder à l'administration du logiciel puis de paramétrer ces natures depuis les boutons Les Types / natures de clients.
Il vous est désormais possible d'attribuer un type d'acompte ou de caution à un type de client particulier (en plus d'une infrastructure) afin d'être certain de n'avoir que les montants d'acomptes ou de cautions qui s'appliquent précisément à une location donnée. Pour cela, il suffit d'accéder à l'administration du logiciel puis de paramétrer ces types depuis les boutons Types de cautions et Types d'acompte.
À partir de la fiche d'une location, vous avez désormais un accès direct pour envoyer vos modèles de documents par mail. Il est ainsi possible d'envoyer votre modèle de facture ainsi que vos reçus de paiement, d'acompte ou de caution. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l'icône 
dans le tableau récapitulatif.
Dans le cadre d'un suivi régulier de l'occupation de vos salles, vous avez désormais la possibilité d'exporter au format Excel la grille du taux d'occupation en nombre d'heures par salle et par client sur une période donnée. Pour cela, il vous suffit de générer vos statistiques de taux d'occupation en cochant la case « Nombre d'heures louées : liste par client » puis de cliquer sur le bouton Exporter
au-dessus du tableau listant le nombre d'heures par client.
Vous avez désormais la possibilité d'associer un modèle de document paramétré dans les courriers au modèle de facture caisse, afin d'avoir un modèle différent de celui utilisé par défaut dans le logiciel. Un seul modèle de document pourra être associé à la facture caisse (pas de choix possible entre plusieurs versions), mais il restera modifiable à tout moment dans son contenu ou sa mise en page grâce à l'éditeur de texte intégré au logiciel.
Les modèles de contrat, devis et facture proposés par défaut dans le logiciel ont été mis à jour. Ils ont été repensés pour vous offrir une meilleure lisibilité et une mise en page plus agréable. Si vous souhaitez y apporter des modifications ou avez des remarques, n'hésitez pas à nous contacter.
Afin de simplifier la vérification des locations saisies pour un client (notamment lorsqu'elles sont récurrentes), le logiciel affiche désormais dans la liste des locations d'un client la pièce d'une infrastructure dans laquelle ladite location a eu lieu. Il est également possible de filtrer cette liste de location en fonction de l'infrastructure/pièce souhaitée.
Vous avez désormais la possibilité de créer des rappels ciblés pour un ou plusieurs utilisateurs depuis une location, pour être sûr que les agents n'oublient pas certaines informations relatives à une location. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'icône lors de la création d'un rappel pour sélectionner les utilisateurs concernés.
De la même manière que pour les tarifs de location d'une salle, il est désormais possible de gérer des périodes d'application précises pour les services avec un tarif associé. Cela permet de garder l'historique des tarifs applicables d'année en année au sein même d'un service, sans avoir à le dupliquer comme auparavant.
Un nouveau graphique dans les statistiques du taux d'occupation des salles permet de visualiser le pourcentage de locations gratuites et payantes sur une période donnée.
Le logiciel matérialise dorénavant les états des lieux associés à une location sur le planning. Cela permettra de pouvoir consulter cette information rapidement sans avoir besoin dans rentrer sur la fiche d'une location. Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en bénéficier.
L'éditeur de texte utilisé pour les modèles de courriers a été implémenté dans le paramétrage des modèles de mails qui peuvent être envoyés depuis le logiciel (Administration > Configurer les mails). Cet éditeur vous permettra de modifier la mise en page de vos message et d'y ajouter des variables qui se compléteront automatiquement avec les données de la location.
Il vous est désormais possible de cliquer directement sur le numéro d'une facture, d'un acompte ou d'une caution depuis la fiche d'une location pour les modifier.
Vous avez désormais la possibilité de lier des types de caution à des infrastructures, afin de les attribuer à une location plus simplement sans encombrer des éléments inutiles. Pour cela, il suffit d'aller dans la partie Administration > Les Types de caution puis de cocher la ou les infrastructures sur lesquelles s'appliquent vos cautions.
Il vous est désormais possible de désactiver des identifiants appartenant à des personnes n'utilisant plus le logiciel et de les réactiver à tout moment. Pour cela, il suffit d'aller dans la partie Administration > Les Utilisateurs et de cliquer sur l'icône 
/
pour respectivement rendre inactif/actif un utilisateur du logiciel.
Vous pouvez maintenant ajouter un acompte à une location en calculant un pourcentage du total ou juste du prix de la location (hors services complémentaires). Il suffit pour cela de sélectionner le mode de calcul au moment de renseigner le pourcentage.
Un nouveau type de droit utilisateur a été développé afin de donner la possibilité à un utilisateur de ne créer que des options sur les salles, avec l'envoi automatique d'une notification par e-mail. De cette manière, l'administrateur ou gestionnaire pourra vérifier les éléments et les valider. Il vous suffit pour cela de créer un nouvel utilisateur et de lui attribuer le droit « Création d'option » et de préciser l'adresse e-mail à laquelle la notification sera envoyée.
Vous avez désormais la possibilité de filtrer votre liste de client en fonction de leur assurance (échue ou inexistante), vous simplifiant un éventuel publipostage. Ce filtre est également pris en compte lors d'un export Excel des clients.
De nombreuses modifications ont été apportées au logiciel afin de rendre son utilisation toujours plus agréable et complète :
Il est maintenant possible d'effectuer des publipostages depuis la liste des clients. Il suffit de paramétrer un modèle de courrier associé à cette liste pour qu'un bouton Publipostage apparaisse. Le publipostage se fera pour tous les clients visibles dans le tableau (s'il y a plusieurs pages, il vous faudra afficher tous les éléments). Vous pouvez également utiliser les filtres et le champ « Recherche » pour affiner les résultats.
Dans le but de gagner du temps, vous avez désormais la possibilité de modifier directement la salle où se déroulera une occurrence précise d'une location hebdomadaire ou mensuelle. Il vous suffit de cliquer sur l'icône pour l'occurrence concernée par le changement. Vous avez également la possibilité d'afficher les heures de la manifestation sur le planning depuis le bouton Configuration (pratique si vous créez une location en voulant garder une marge de manœuvre pour le nettoyage ou la préparation de la salle).
Vous avez désormais la possibilité d'obtenir la liste des réductions appliquées aux locations sur une période donnée, avec le total par client. Cela peut vous permettre de suivre le montant des subventions allouées à des associations par exemple. Pour obtenir cette information, il vous suffit de cocher la case « Locations avec réduction » dans l'onglet Bilan de la partie Statistiques, puis de générer le tableau. L'attribution d'une réduction est d'ailleurs plus fine : vous pouvez l'appliquer sur le montant total ou uniquement sur le tarif de location (hors services).
Afin de toujours répondre à des besoins précis d'utilisateurs, plusieurs petites modifications ont été apportées au logiciel afin de leur faciliter la vie. Les principales modifications sont les suivantes :
Des modifications ont été apportées au système d'envoi de document par e-mail (courrier, contrat, devis, factures) afin de pouvoir joindre en plus d'autres documents, qu'ils proviennent de votre poste de travail ou de la liste « Documents » dans le bandeau de gauche. Il vous est ainsi possible de joindre jusqu'à 3 documents provenant de votre ordinateur et jusqu'à 3 documents déjà chargés dans le logiciel dans la liste correspondante (en plus du modèle de courrier, contrat, etc.).
Plusieurs petites modifications ont été apportées au logiciel afin de faciliter la gestion quotidienne des locations :
Il est désormais possible de configurer un service pour que le tarif appliqué soit de type horaire (pour le matériel notamment). De cette manière, le montant total du service se calcul automatiquement en fonction de la durée de la location. Pour cela, il vous suffit d'aller dans la partie Administration > Services puis de cliquer sur le libellé du service à modifier. Modifier le champ « Type » de Forfait à Horaire, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
Vous avez désormais la possibilité de créer et gérer des catégories de services, afin de regrouper des services faisant partie de la même famille et de les retrouver plus facilement par la suite (matériel, couverts, casse, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller dans la partie Administration > Services puis de cliquer sur le bouton Catégories de services. Une fois la catégorie créée/modifiée, il ne vous restera plus qu'à l'associer aux services existants.
Plusieurs petites fonctionnalités ont été ajoutées afin de simplifier la gestion quotidienne des salles. Ainsi, il est désormais possible :
) ;
Vous avez désormais la possibilité de personnaliser les couleurs utilisées dans les différents organigrammes élaborés à partir de vos statistiques d'occupation. Le logiciel prendra désormais les couleurs associées aux différents types de client pour que les graphiques soient plus représentatifs de votre fonctionnement.
Les statistiques proposent désormais d'effectuer des bilans plus ciblés grâce à de nouveau critères de recherche. Il vous est ainsi possible de rechercher des statistiques en fonction de la récurrence de la location (ponctuelle, hebdomadaire, mensuelle) et de faire fi d'informations pouvait être superflues comme les services ou encore les éléments comptables.
Vous avez désormais la possibilité d'établir des statistiques sur les stocks de matériel sur une période donnée. Cela vous permet de connaître exactement combien il reste d'unités de chaque type de matériel proposé à la location. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche, puis sur l'onglet Stock. Ces informations sont imprimables et exportables au format Excel.
Les bilans statistiques n'affichent désormais plus par défaut les services archivés, permettant d'avoir les éléments les plus à jour possibles. Si vous souhaitez visualiser ces services dans vos statistiques, cochez la case « Afficher les services archivés » avant de générer votre bilan.
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