Afin de pouvoir afficher sur le planning (ou au survol d'une location) la date de début/fin de location pour les locations récurrentes, nous avons ajouté au niveau de la configuration utilisateur un choix "Dates location récurrente" (sous "Récurrence de la location").
Nous avons mis ce choix pour la partie "Libellé planning" et "Libellé info-bulle".
Cela évite de devoir rentrer dans la fiche de la location pour avoir cette information.
Au niveau de la fiche d'un client, onglet Locations, il est maintenant possible de filtrer les locations en fonction de la réccurrence afin d'afficher que les locations ponctuelles et/ou hebdomadaires et/ou mensuelles.
Cela permet d'imprimer par exemple un listing uniquement des locations récurrentes d'une association.
Via le bouton Renouveler locations du bandeau de gauche, nous avons ajouté 2 nouveaux filtres afin de mieux cibler les locations que l'on souhaite reconduire d'une année à l'autre :
- Filtre sur le Type de clients
- Filtre sur la Nature des clients
Lors de la création/modification d'un type de location, il est maintenant possible de sélectionner également la/les salles concernées par ce type.
Cela permet au moment de la saisie d'une réservation de n'avoir que les salles concernées par le type de location que l'on a sélectionné.
Cela est paramétrable pour la partie Back office et Front office.
(Auparavant il était nécessaire d'aller sur le paramétrage de chaque salle pour la paramétrer).
Nous avons ajouté la possibilité de cocher/décocher toutes les pièces d'une infrastructure en une fois afin de gagner du temps lors de l'enregistrement d'une location.
Il est maintenant possible au niveau de la configuration de chaque utilisateur de choisir le comportement du logiciel après l'enregistrement d'une location :
- Redirection vers le planning
- Redirection vers la fiche location qui vient d'être enregistrée
Cette fonction est à paramétrer bouton Configuration (clé/tournevis), puis onglet Informations utilisateur et champ Redirection après création location (planning/fiche location).
Si la mise en place de votre logiciel a été faite avant le 01/01/2023, vous disposez de l'ancienne version de l'éditeur de texte pour le paramétrage de vos modèles de documents (courriers, contrats, conventions, etc.).
Depuis nous avons mis en place un nouvel éditeur plus performant et simple d'utilisation.
Nous pouvons vous migrer sur cet éditeur, en revanche vos anciens modèles de documents ne seront plus compatible. Il faudra donc les reparamétrer.
Cette action est réalisable directement dans le logiciel ou nous pouvons vous proposer une prestation pour ce paramétrage.
N'hésitez pas à nous contacter pour l'activation de cet éditeur.
Un mail automatique X jours avant le début d'une location peut être envoyé lorsque celle-ci est toujours à l'état Option.
Cela vous évite de paramétrer manuellement un rappel pour relancer un client s'il n'a pas confirmé la location ou envoyé toutes les pièces justificatives nécessaires à la validation de sa location.
Ce paramètre est à configurer dans l'Administration, bouton Les infrastructures, puis sur l'infrastructure souhaité, cocher en bas de formulaire la case "Email automatique notification d'option" puis sélectionner le nombre de jours avant le début de la location.
Il est maintenant possible de paramétrer une durée minimum ou maximum pour les demandes de réservations passant par le portail.
Par exemple : pas possible de faire une demande de réservation qui dure plus de 3h sur une journée.
Cela va permettre de paramétrer plus finement les blocages dans les demandes de réservations.
Merci de nous contacter pour procéder à ces paramétrages.
Lorsque vous faites un dépôt des paiements en trésorerie depuis la partie Comptabilité, onglet Dépôts, nous avons ajouté une icône d'impression pour sortir directement tous les reçus de paiements liés à votre dépôt.
Cela évite de passer par l'onglet Paiements et de filtrer la période que vous souhaitez imprimer.
Une nouvelle option est présente au niveau de l'affichage 7+ dans les plannings afin d'avoir une vue affichant uniquement les salles avec des locations.
Pour cela, via le bouton 7+, il faudra sélectionner les salles, sélectionner la période d'affichage et choisir un affichage synthétique.
Une nouvelle option permettra de masquer les salles sans locations.
Il est maintenant possible de renseigner sur chaque location le nombre de personnes qui sont réellement venues lors de la location.
Il y a le champ Nb pers. présentes en dessous du champ Nb pers. attendues sur les fiches locations.
Cette valeur est également présente dans les statistiques.
Dans les statistiques, onglet Taux d'occupation, il est maintenant possible d'avoir 2 nouvelles statistiques :
- Taux d'occupation par type de location
- Nombre d'heures louées : liste par type de location
Vous pouvez maintenant archiver les salles sans perte de données au niveau des statistiques.
Pour consulter les informations de la salle/pièce archivée, dans le menu statistiques, vous aurez une coche "Afficher les infrastructures / pièces archivées".
Vous pouvez paramétrer les personnes par défaut qui apparaitront à la création de nouveaux rappels au niveau d'une location.
C'est dans votre Configuration (symbole du tournevis et de la clé), onglet Informations utilisateurs, et cliquez sur le bouton Configurer.
Si vous souhaitez que tous les rappels de tous les utilisateurs du logiciel soient en privé par défaut, vous pouvez contacter 3D Ouest.
Au niveau du menu Demande de réservation, vous avez accès à une nouvelle information avant l'enregistrement de la location :
Au clic sur la pastille, vous avez le détail des chevauchements.
Pour faciliter la reconduction des locations récurrentes d'une année sur l'autre, nous avons mis en place un nouvel outil.
Dans le bandeau de gauche, un bouton Renouveler les locations est maintenant présent.
Vous pourrez sélectionner une période pour trouver des locations récurrentes à renouveler, sélectionner la nouvelle période pour la reconduction et ensuite au niveau de chaque ligne, décider de renouveler cette location.
Un code couleur vous permet de voir rapidement ce qui a déjà été renouvelé.
Cette fonction vous évite de passer sur chaque client, puis chaque locations pour les renouveler manuellement.
Pour le moment, seulement les Administrateurs du logiciel ont cette possibilité. Pour avoir cette fonctionnalité, il faut vous rapprocher d'un administrateur de l'application afin de vous ajouter des droits.
Voici la fiche pratique en LIEN
Vous pouvez enregistrer dans votre configuration personnelle, vos paramétrages de rappels par défaut.
Cliquez sur le tournevis et la clé qui se trouve dans la barre noire. Allez sur l'onglet "Informations utilisateurs" et sur la zone "Rappels - date par défaut", paramétrez le nombre de jours avant la date de location ; date à la date à laquelle vous souhaitez recevoir le rappel.
Sur la location, au moment de l'activation du rappel (onglet alerte), la date se positionnera automatiquement x jours avant la date de location comme paramétré dans vos préférences.
Afin de faciliter les échanges avec les associations/administrés, nous avons intégré une messagerie au niveau de la fiche client.
Vous pouvez envoyer un message à une ou plusieurs personnes de cette fiche client. Ce message sera présent sur le portail associations/administrés.
Un mail de notification leur sera également envoyé.
Il sera possible au client de vous envoyer des messages depuis le portail. Ces messages arriveront dans le logiciel au niveau de la fiche du client. Vous recevrez également un mail de notification.
L'ajout de cette messagerie vous permet d'avoir une traçabilité complète sur tous les échanges faits avec ce client. Vous n'avez plus besoin de passer par votre boite mail pour envoyer/recevoir des messages.
L'accès à la messagerie peut-être paramétrée utilisateur par utilisateur (Administration, menu Utilisateurs). Si vous ne souhaitez pas que tout le monde y ait accès, il est possible de le désactiver sur les utilisateurs concernées.
Pour plus de lisibilité, dans l'Administration, bouton Les infrastructures, nous avons ajouté pour chaque infrastructure/pièce l'icone 
pour celles qui sont réservables sur le portail associations/administrés.
En un coup d'œil vous êtes donc en mesure d'avoir cette information sans avoir besoin de rentrer dans la fiche de chaque infrastructure/pièces.
Depuis le bouton Statistiques, onglet Bilan, le résultat de la recherche vous donne maintenant accès aux fiches locations.
Un bouton Fiche loc. est présent au début de chaque ligne du tableau.
Certains d'entres vous ont besoin d'avoir des informations spécifiques sur la fiche client ; N° de permis de conduire, IBAN, etc.
Vous pouvez nous contacter pour rajouter ces champs. Si besoin, nous pourrons les faire ressortir sur vos modèles de documents.
Dans le menu FACTURATION EN MASSE, il sera possible de filtrer par type de location.
Dans le menu DEMANDES RESERVATIONS, il sera possible de filtrer les types de locations qui vous concernent.
La pastille de couleurs rouge qui vous indique le nombre de demandes en attente ne se mettra par à jour en fonction des filtres appliqués excepté si vous le configurez dans votre CONFIGURATION PERSONNELLE (Onglet "Informations utilisateurs" et coche sur "Faire apparaitre le nombre de demandes en attente en fonction des filtres appliqués")
Attention ! Ces filtres seront conservés lors de vos prochaines connexions.
En fonction des besoins de chacun, il est maintenant possible via la Configuration, de masquer plusieurs fonctionnalités du logiciel si vous ne les utilisez pas.
Cela vous permet d'avoir un affichage plus épuré avec juste le nécessaire.
Le paramétrage se fait via le bouton Configuration (en haut à droite) :
- Onglet Information utilisateur
- Champ Masquer les onglets
Vous avez juste à cocher les fonctionnalités que vous souhaitez masquer.
Dorénavant, le module de réservation en ligne permet d'intégrer des créneaux fixes de réservations en fonction des salles.
L'administré ou l'association, lors de sa réservation, sera obligé de sélectionner un créneau et n'aura plus la main sur les horaires (exemple du vendredi 17 au dimanche 14h pour la salle des fêtes, toutes les heures pour vos salles de réunions, etc.).
Côté collectivité, vous n'aurez plus besoin de modifier les horaires de location avant validation.
Contacter votre interlocuteur 3D Ouest pour l'informer des créneaux à paramétrer par salle et par type de client :
- Par téléphone : 02 57 98 01 52
- Ou par email sur support-salle@3douest.com
A l'ajout d'un utilisateur dans le logiciel, il est maintenant possible d'envoyer directement un mail à la personne pour la prévenir qu'un accès lui a été créé.
Le mail contiendra le lien de la page de connexion et une information sur la façon de se connecter.
Pour envoyer ce mail, il faudra juste cliquer sur le bouton Enregistrer et envoyer la notification par mail à la création de l'utilisateur.
Il est également possible d'envoyer ce mail à un utilisateur déjà enregistré en cliquant sur l'enveloppe depuis le tableau des utilisateurs.
Pour ceux qui ont migré sur la nouvelle version du module de réservation en ligne (qui permet au client d'avoir accès, via le portail, à ses données, ses locations à venir, etc.), il était déjà possible de lui mettre en ligne un document depuis la fiche d'une location ou d'un client.
Aujourd'hui, si vous souhaitiez mettre en ligne un document sur l'espace de tous les clients de type "associations" par exemple, vous pouvez le faire grâce au menu DOCUMENTS (Coche "Disponible sur le menu Documents du portail client (en fonction du type de client)) et sélectionner le(s) type(s) de clients désirés.
Pour passer sur la nouvelle version du module, merci de nous contacter (pas de coût additionnel).
Nous avons rendu possible la modification de la règle de récurrence à l’intégration d’une demande de réservation en ligne.
Lors de la validation du client, vous aurez en haut de fenêtre le récapitulatif de la récurrence auquel s'ajoute un nouveau bouton MODIFICATION qui vous permettra notamment de changer les coches suivantes :
• vacances,
• jours fériés,
• une location par mois,
• tous les 15 jours.
Si vous êtes équipés du portail associations/administrés :
Lorsqu'une personne de type clients "commune" (association commune, particulier commune, etc.) fait une demande de réservation en ligne, lors de la saisie de l'adresse, nous pouvons maintenant faire en sorte d'afficher uniquement les villes référencées sur la commune.
Si vous souhaitez le mettre en place, merci de nous contacter.
Dans la recherche, au niveau de l'onglet "Recherche d'une location", il est aujourd'hui possible de rechercher une location par rapport au contact qui a été affecté à la location (zone " Nom du contact").
La recherche peut se faire sur le nom ou le prénom du contact.
Un nouveau modèle de mail a été créé dans votre administration. Il permet d'envoyer des alertes aux locataires de la salle X Jours / Heures / Minutes avant le début de la location.
Pour le paramétrer, aller dans le menu "Configurer les mails" de votre administration et sélectionner le modèle "Mail notification client". Vous allez pouvoir, à l'aide des variables qui se trouvent sur la gauche effectuer un rappel au locataire X jours / heures ou minutes avant la location.
Le paramétrage peut s'effectuer par salle et/ou par type de clients.
Attention, si vous ne mettez pas de titre, ou de libellé ou si vous laissez le rappel à 0 jour 0 heure et 0 minute ; il ne sera pas activé.
N'hésitez pas à nous contacter si vous avez besoin d'aide.
Depuis la fiche d'une location ou d'un client, via l'onglet Documents, lorsque vous ajoutez un document, il est maintenant possible de préciser si vous souhaitez le rendre visible sur l'espace du client.
Il est aussi possible de notifier le client par mail qu'un nouveau document à été ajouté.
Cette fonction est disponible pour les collectivités ayant migré sur la nouvelle version du module de réservation permettant à l'association/administré d'accéder à son espace.
Pour passer sur cette nouvelle version, merci de nous contacter.
Pour les utilisateurs avec un droit de création d'option, il est maintenant possible de modifier ou de supprimer une option de réservation NON VALIDÉE.
Le valideur rattaché à la salle recevra un mail de notification de création d’option, de modification d’option ou de suppression le cas échéant.
Pour activer ce paramétrage, veuillez nous contacter par mail à l'adresse support-salle@3douest.com.
Tous les paiements par internet (paybox, payfip etc.), seront affichés en mode de paiement "Paiement par internet"
Tous les paiements par carte bancaire (tpe, etc.) seront affichés en mode de paiement "Carte bancaire"
Au niveau de l'onglet stock du menu "statistiques", vous avez accès :
- Au stock restant par rapport aux plages complètes de locations
- Au stock disponible sur une plage de dates et heures définies
Pour faire suite à l'évolution du 19/01/2022 - Modèles de mails, lorsque vous créez un modèle, il est maintenant possible de dupliquer un modèle existant pour avoir une base de travail.
Il est maintenant possible de créer un pense bête pour soit même ou pour un autre utilisateur du logiciel depuis le bouton Gestion des notes 
.
A la création d'une note, il est possible de mettre un texte et une couleur et de choisir un ou plusieurs destinataires.
Une notification par mail peut être envoyé à chacun des destinataires.
Depuis le module de réservation en ligne, il est maintenant possible pour un administré / une association d'accéder 24h/24 et 7j/7 à toutes ses informations :
- ses données personnelles
- ses locations de salles/matériels
- ses factures/paiements/cautions
- ses documents (attestation d'assurance, etc.)
Ce portail permet toujours de faire des demandes de réservation, mais aussi maintenant des demandes d'annulation de location et de vous contacter via la rubrique "Contact".
Un bouton "Mon compte" en haut à droite permet d'accéder à toutes ces nouvelles fonctions.
Pour activer ces fonctions sur votre module de réservation en ligne, merci de nous contacter.
Ces évolutions sont pris en compte dans la maintenance du logiciel, il n'y a donc pas de frais supplémentaires.
Il est maintenant possible pour tous les modèles de mails disponibles dans la logiciel (mail courrier, acompte, caution, facture, etc.) de paramétrer plusieurs trames. Cela permet d'avoir des modèles différents en fonction des salles et/ou des types de clients afin de personnaliser au maximum en fonction des cas de figure.
Le paramétrage de ces modèles se fait depuis la partie Administration :
- bouton Configurer les mails
- au niveau de chaque type de mail : un bouton + va permettre de créer une nouvelle trame
- chaque mail peut avoir un titre et un contenu différent, mais aussi être lié à une ou plusieurs infrastructures et un ou plusieurs types de clients
- il faudra ensuite cliquer sur le bouton Enregistrer ce modèle
A l'utilisation du logiciel, pour chaque envoi de mail un menu déroulant permettra de sélectionner le modèle à utiliser.
Lorsque vous avez un client avec plusieurs factures en attente de règlements, il est maintenant possible de solder celles-ci avec un seul paiement.
Pour ce faire, il faut passer par la fiche du client concernée depuis le bouton Clients du bandeau de gauche et aller dans l'onglet Paiements et cliquer sur le bouton Nouveau paiement.
Vous pouvez choisir via le menu déroulant les factures que vous souhaitez solder. A partir du moment ou vous avez sélectionné plusieurs factures, une case Adapter les montants par facture vous est proposé. C'est dans le cas ou le paiement ne solde pas la totalité des factures sélectionnées.
Il faut alors renseigner manuellement le montant que vous souhaitez solder facture par facture avec le montant du paiement.
Après avoir sélectionné le mode de paiement, vous pouvez cliquer sur le bouton Enregistrer.
Les différentes factures sont alors soldées.
Au niveau de la partie Etats des lieux sur la fiche d'une location, il est maintenant possible d'avoir une heure de fin en plus de l'heure de début.
C'est valable pour l'état des lieux d'entrée et de sortie.
Dans l'Administration il est aussi possible de prévoir une durée par défaut de l'état des lieux avec possibilité de paramétrer un code couleur spécifique pour l'état des lieux d'entrée et pour l'état des lieux de sortie afin de les différencier visuellement sur le planning.
Pour paramétrer cela, il faut aller dans :
- Administration
- Configuration générale
- Si vous avez activé le champ "Affichage états des lieux sur le planning", vous aurez la possibilité de paramétrer cette durée par défaut et le code couleur.
Certaines associations peuvent vous donner une caution valable sur une période. Ceci vous évite de leur demander un chèque pour chaque location.
Si vous intégrez une caution à partir de la fiche client (valable sur plusieurs locations), elle pourra être reprise dans vos modèles de documents.
De nouvelles variables ont été créés (intégrant les termes *caution_client*) pour permettre de les faire remonter dans vos documents.
Sur l'onglet Stock du menu Statistiques, nous avons rajouté la possibilité de filtrer sur les locations en statut "validé" et / ou "option".
Pour les plannings 1, 7, 31, 365 : une loupe a été ajoutée pour vous permettre de retrouver vos infrastructures/pièces plus facilement.
Pour les services ayant une tarification à la journée, il est maintenant possible de le paramétrer.
Dans l'administration, bouton Les services, en cliquant sur un des services concernés, vous pourrez au niveau du champ Type, sélectionner dans le menu déroulant Journalier.
Au niveau d'une location, dans la rubrique Les services, il sera alors possible de mettre le nombre de jour à facturer à coté de la quantité.
Le tarif sera alors multiplié en fonction de la valeur renseignée.
Au niveau des droits d'accès au logiciel, il est maintenant possible de donner un accès en consultation sur certaines salles à une personne, mais avec la possibilité d'agir uniquement sur la partie État de lieux.
Cela permet par exemple à un agent du service technique de définir lui même avec le client quand seront fait les états des lieux sans pouvoir toucher à autre chose de la location.
Afin de faciliter la lecture des données du logiciel sur smartphone/tablette, nous avons mis en place une nouvelle présentation adaptée à ces supports.
Cet affichage permet d'épurer les fonctionnalités du logiciel pour améliorer la lisibilité et simplifie la navigation.
Il est possible de :
- consulter le planning (affichage à la journée, à la semaine, au mois)
- accéder à la base des clients et à leurs informations (coordonnées, listing des locations)
- accéder aux détails des locations (depuis le planning ou depuis la fiche d'un client)
- rechercher une salle disponible selon différents critères
Si besoin, il est toujours possible d'accéder à l'interface "ordinateur" avec le reste des fonctionnalités (bouton 
)
Depuis le bouton Statistiques, onglet Bilan, il est maintenant possible de faire des filtres sur les locations avec services.
Par défaut on affiche toutes les locations (avec le montant des services). On peut sélectionner uniquement les locations avec des services, et on peut choisir d'afficher les services en quantités prises plutôt qu'en montant.
Nous avons également ajouté d'autres critères au niveau de la rubrique Masquer les colonnes, afin de sortir un tableau le plus synthétique possible.
Depuis le bouton Documents (bandeau de gauche), lorsque l'on ajoute un document, il est maintenant possible de le rattacher à une ou plusieurs salles et à un ou plusieurs types de clients.
Ces critères sont ensuite pris en compte lorsqu'on envoie des courriers par mail et qu'on souhaite ajouter des pièces jointes.
Pour ceux qui ont souscrit au module internaute, dans votre configuration personnelle, vous pouvez maintenant faire apparaitre sur votre planning la configuration d'affichage de la location sur le planning côté internaute.
Une nouvelle coche "Module internaute (privé/publique)" est disponible au niveau de la configuration de votre planning ou du libellé info-bulle :
- "Module internaute : privé" (la plage sera grisée sur la calendrier côté internaute)
- "Module internaute : publique" (la réservation sera visible par tous).
Si vous souhaitez modifier des informations de l'onglet Informations, sans modifier les créneaux que vous auriez annulés ou supprimés, nous avons ajouté un bouton Ne pas modifier les créneaux.
Pour y accéder, il faut cliquer sur votre location puis sur aller en modification grâce au crayon 
, cliquer sur le bouton Ne pas modifier les créneaux et effectuer vos modifications.
Depuis la partie Mailing client, il est maintenant possible de faire un mailing en filtrant juste les clients principaux, sans envoyer le mail aux différents contacts qui sont renseignés dans les fiches clients.
Il faut cocher la case Uniquement le client principal (exclut les contacts) au niveau des filtres.
Il est maintenant possible au niveau de chaque infrastructure, d'ajouter un descriptif de la salle qui sera ensuite visible sur le module de réservation en ligne.
Il faut paramétrer cela dans la partie Administration, bouton Les infrastructures, puis sur chaque infrastructure, aller dans l'onglet Descriptif.
Au niveau du choix des salles, une icône 
sera visible avec ce descriptif.
Dans le cadre de la pandémie, nous avons ajouté la possibilité de paramétrer une jauge restreinte au niveau de chaque salle.
Il faut renseigner cette information dans la partie Administration, Les infrastructures, puis à niveau de chaque pièce, renseigner le champ Jauge restreinte (pandémie).
Si vous êtes équipés du module de réservation en ligne, merci de nous contacter afin de prendre en compte cette valeur sur votre formulaire de demande de réservation.
Il est maintenant possible de paramétrer l'envoi d'un fichier .ics en pièce jointe du mail qui part lorsque l'on valide ou modifie une location.
Cela permet au client d'intégrer ce fichier dans son agenda Google ou Outlook.
Il faut activer cette option dans la partie Administration, Configurer les mails, puis dans le modèle de mail Mail accusé, cocher la case "Envoyer le fichier .ICS en pièce jointe".
Depuis la partie Comptabilité, onglet Etat des lieux, il est maintenant possible de faire un export Excel de tous les états des lieux prévus sur une période.
Pour plus de lisibilité, nous avons changé la couleur de l'encadré présent sur les locations mises au statut "annulée".
Auparavant c’était affiché de la même manière que le statut "Option" (écriture blanche sur fond rouge).
Dorénavant les locations annulées sont avec une écriture rouge sur fond blanc.
Vous avez la possibilité d’alerter des intervenant extérieurs (régisseurs, femmes de ménage…) qui ont besoin d’être prévenus d’une nouvelle location (fonctionne aussi pour la modification et suppression).
À partir de l’administration, allez dans le menu Les infrastructures. Au niveau du paramétrage des emails automatiques ; il faudra cocher Autres et renseigner les emails séparés d’une virgule.
Ensuite, avant d'enregistrer la location, lorsque vous cochez Envoyer accusé par e-mail, vous pourrez sélectionner les emails des personnes souhaitées.
Il est maintenant possible de paramétrer dans vos modèles de documents (Administration, bouton Vos modèles), des documents de type Relance impayé.
Lorsque vous paramétrez votre document, au niveau du champ Type de document, il faut mettre Relance impayé.
Il sera ensuite possible depuis le bouton Comptabilité, onglet Impayés, d'éditer ce modèle de document.
Depuis la fiche d'une location, il est maintenant possible d'accéder à tous les éléments comptables même archivés.
A partir du moment où des choses ont été archivées (acompte, facture, etc.), une case à cocher Afficher les éléments comptables archivés vous permet d'afficher le tableau avec ces informations. Ces éléments étaient au préalable uniquement accessibles depuis la fiche client.
Pour ceux qui ont un module de réservation en ligne, dans le bouton Demandes de réservation, pour plus de compréhension nous avons modifié dans le tableau le libellé Statut par Arbitrage préalable.
Afin de vous faciliter la prise en main du logiciel nous avons ajouté dans l'outil une zone Informations 
(en haut à droite).
Dans cette partie, vous retrouverez différentes fiches pratiques sur les actions courantes du logiciel.
Vous trouverez également des plaquettes à destination de vos administrés sur le fonctionnement du nouveau module de réservation en ligne.
Cette partie est amenée à évoluer régulièrement.
A chaque fois qu'un nouveau document (fiche pratique, plaquette, etc.) sera disponible, une alerte ( 
) apparaîtra.
En plus de pouvoir gérer des avoirs lorsqu'on annule une facture (cf évolution du 26/08/2019), il est maintenant possible de générer un avoir lorsqu'on annule un acompte.
Dans le cas ou vous devez annuler un acompte :
- cliquez sur le numéro de l'acompte que vous devez annuler
- cliquez sur le bouton Supprimer acompte
- un motif de suppression vous est demandé
- cochez la case Transformer l'acompte en avoir
- l'acompte va être supprimé et l'avoir va être créé sur la fiche du client
L'avoir vous sera proposé à la prochaine facture qui sera faite pour le client lorsque vous aller ajouter le paiement pour solder cette facture.
Il est également possible d'ajouter manuellement un avoir depuis la fiche client dans l'onglet Avoirs, bouton Nouvelle avoir.
En complément de l'évolution du 18/03/2020 : il est maintenant possible d'annuler chaque récurrence indépendamment d'une autre pour les locations hebdomadaires et mensuelles.
Lorsque vous allez sur une des récurrences, dans l'onglet "Locations ponctuelles", pour chaque date vous avez maintenant un bouton Annuler la récurrence. Il vous sera possible de dire si la salle doit redevenir disponible sur ce créneau.
Etant donné le nombre de locations que vous êtes obligés d'annuler, plutôt que de supprimer complètement les locations, vous avons ajouté un nouvel état "Annulée".
Cela vous permet de garder la location visible dans le planning, avec l'information Annulée de noté.
Le fait d'annuler la location de cette manière, fait en sorte de tout de même libérer la salle.
Il est donc possible d'ajouter une autre location si besoin.
Sinon il est toujours possible de supprimer complètement une location afin de la faire disparaître du planning.
Chaque utilisateur peut maintenant paramétrer l'ordre d'affichage des données dans la comptabilité (chronologique ou ordre inverse) ainsi que le fonctionnement de l'ouverture d'une fiche client (dans un nouvel onglet ou dans l'onglet en cours).
Cela se paramètre via le bouton Configuration, onglet Informations utilisateur, Liste client : Ouverture de la fiche client et Comptabilité : Tri par défaut des tableaux.
Lorsque vous allez créer un dépôt, il va maintenant y avoir en bas du formulaire un champ Etat dépôt : Déposé/En attente.
Tant que vous avez des modifications à faire sur le dépôt (ajout/modification), il faudra laisser le dépôt avec le statut En attente. Il sera alors possible de le modifier en cliquant sur le numéro du dépôt dans le listing des dépôts. A partir du moment ou ce dépôt sera transmis en trésorerie, il faudra mettre l'état à Déposé. Le dépôt ne sera alors plus modifiable.
Si vous devez faire des modifications sur un dépôt qui a été déposé, il faudra alors le supprimer. Vous aurez une trace dans le logiciel de l'ancien dépôt, il sera toujours possible de l'imprimer mais avec la mention Dépôt annulé.
Chaque utilisateur peut maintenant paramétrer le nombre de lignes qui vont s'afficher dans tous les tableaux du logiciel (tableau du listing des clients, des factures, des paiements, etc).
Cela se paramètre via le bouton Configuration, onglet Informations utilisateur, Nombre de lignes par défaut pour les listes.
Il est maintenant possible d'envoyer un mail à un client directement depuis le listing des clients via le bouton 
.
Tous les envois de mails seront ensuite enregistrés dans l'historique des mails envoyés de la fiche client ainsi que dans l'historique général.
Il est maintenant possible d'enregistrer le paiement d'une facture à la création de celle-ci.
Depuis la fiche location, cliquez sur le bouton Facturer. La fenêtre de facturation s'affiche.
Il faut alors cocher la case Enregistrer le paiement afin de déplier les options du choix du mode de règlement.
A l'enregistrement, la facture se créer avec la mention soldée. Un reçu de paiement est aussi disponible.
Il est maintenant possible de sortir un nouveau type de planning via le bouton 7+.
Au niveau du choix de l'affichage, vous avez maintenant un choix Affichage synthétique avec 2 types de présentations possibles : Jour ou Matin/AP-midi/Soir.
Cette présentation permet d'afficher pour chaque jour et chaque salle, uniquement les locations de la journée. Il n'y a pas d'échelle d'heure.
Cela permet donc d'avoir une présentation plus épurée avec juste l'essentiel.
Afin d'améliorer la lisibilité des options sur les plannings 7+ et 31, nous avons fait en sorte d'encadrer le bloc location en rouge.
Lorsque vous avez le module de réservation en ligne, un nouvelle onglet Demandes de réservation a été ajouté dans la partie Statistiques.
Il est maintenant possible de sortir des statistiques détaillées sous différentes formes par rapport aux demandes qui sont faites en ligne.
Il est possible de filtrer sur plusieurs critères afin d'obtenir les informations souhaitées.
Si vous souhaitez évitez de créer des locations trop rapprochées les unes des autres, il vous est maintenant possible de paramétrer une alerte visuelle avec un délai minimal entre 2 locations pour une même pièce (non bloquante).
Pour cela, cliquez sur le bouton Les infrastructures depuis l'administration, vous y trouverez un bouton Délai entre locations.
Via l'interface proposée, vous pouvez paramétrer pour chaque pièce un intervalle de durée en minute.
L'icône 
s'affichera ensuite à la création/modification/consultation d'une location pour les pièces concernées, ce qui vous permettra d'être prévenu qu'une autre location débute ou se termine à une heure proche de celle sur laquelle vous vous trouvez.
Il est maintenant possible de créer une caution directement depuis la fiche d'un client, sans passer par une location. Pour cela, cliquez sur le bouton Nouvelle caution présent dans l'onglet Caution de la fiche client.
Cela peut être utile dans le cas ou une association vous donne une caution valable pour toute l'année.
Toutes les cautions que vous allez ajouter seront ensuite visible à l'ajout d'une location dans la rubrique Caution, en cliquant sur le bouton Afficher les cautions du client.
Depuis la fiche d'un client, onglet Locations, vous pouvez accéder via le bouton Voir les location supprimées au listing de toutes les locations qui ont été supprimées sur une période.
Il est maintenant possible de re-créer les locations en cliquant sur l'icône 
.
Pour rappel, il est aussi possible de le faire depuis le bouton Historiques du bandeau de gauche, Dernière suppressions.
Afin de pouvoir sortir des tableaux simples depuis la partie Statistiques, onglet Bilan, nous avons ajouté des choix supplémentaires pour masquer des colonnes (dates création/modification, n° contrat/facture, etc.).
Lorsqu'on valide une option, cette information est maintenant dans la partie Historique de la fiche location ainsi que dans l'historique global du logiciel (bouton Historiques dans le bandeau de gauche).
Cela vous permet d'avoir une meilleure traçabilité sur toutes les actions faites dans le logiciel.
Afin de gagner en rapidité, il est maintenant possible de valider une location mise en option en cliquant depuis le planning sur l'encadré rouge où il est écrit "option".
Une message de confirmation vous est demandé.
Pour modifier/déplacer une location depuis le planning 7, vous avez maintenant la possibilité de faire un glisser/déposer comme c'était déjà le cas depuis le planning 1.
Le changement d'heure de fin peut se faire aussi depuis le planning. En passant la souris sur le bas de la location, une double flèche apparaît et permet de faire glisser l’heure de fin de la location.
Un message de confirmation vous est demandé à chaque fois.
Il est maintenant possible d'avoir une gestion complète des avoirs dans le logiciel.
Dans le cas ou vous devez annuler une facture sur laquelle un paiement à déjà été fait, un Avoir peut être créé pour servir à solder une prochaine facture :
- cliquez sur le numéro de la facture que vous devez annuler
- cliquez sur le bouton Annuler la facture
- un motif de suppression vous est demandé
- les paiements qui sont déjà encaissés vont passer en Avoir pour le client
L'avoir vous sera proposé à la prochaine facture qui sera faite pour le client lorsque vous aller ajouter le paiement pour solder cette facture.
Un nouvel onglet Avoirs a été ajouté dans la fiche des clients afin de suivre les avoirs.
Depuis la liste des clients archivés, il est maintenant possible d'archiver définitvement ou de restaurer plusieurs clients en même temps.
Dans le tableau, vous avez maintenant un système de case à cocher pour chaque client. Il suffit de cocher les clients souhaités, puis en bas de page via le menu déroulant Pour la sélection, choisir ce que vous souhaitez faire : Restaurer ou Archiver définitivement.
Pour rappel, la fonction Archiver définitivement permet d'enlever du logiciel le client. Il ne sera plus possible de le restaurer. Vous aurez cependant toujours accès aux anciennes locations depuis le planning.
Il vous est maintenant possible d'ajouter un commentaire sur un service afin de conserver plus de renseignements sur ledit service.
Pour activer cette fonctionnalité, il faut aller dans l'administration du logiciel, bouton Les services, puis cliquer sur le service souhaité et enfin cocher la case "Possibilité de saisir un commentaire".
Sur la fiche d'une location, il sera alors possible de mettre un commentaire en cliquant sur l'icône 
après avoir mis une quantité.
Exemple d'utilisation : Vous avez paramétré un service « Traiteur ». En cliquant sur l'icône , il sera possible de renseigner le nom et les coordonnées du traiteur.
Une base de données de toutes les adresses de France a été intégrée au logiciel afin de faciliter la saisie des coordonnées d'un client ou d'un contact.
Il n'est donc plus nécessaire de renseigner toute l'adresse, le logiciel pourra la retrouver en tapant juste avec le début du nom.
Pour que cela fonctionne, vous aller devoir renseigner le code postal et cliquer sur le bouton Voir les villes. Le logiciel va alors retrouver la liste des communes associées (si jamais vous ne trouverez pas votre commune, merci de nous contacter afin de procéder à la mise à jour).
Une fois la commune sélectionnée parmi la liste, il faudra ensuite renseigner le numéro dans la cellule qui est à gauche de la virgule, et dans le champ de droite, commencer à saisir le nom de la rue.
C'est à ce moment que le logiciel va vous aider dans la saisie. Le nom de la rue que vous avez commencé à renseigner va apparaître. Il suffira de cliquer dessus pour terminer la saisie.
Lorsque vous devez encaisser une caution, nous avons ajouté un champ afin de pouvoir renseigner le motif de l'encaissement.
Ce motif est ensuite visible sur le reçu de caution que vous pouvez éditer.
Il est maintenant possible de dupliquer une même location sur plusieurs dates.
Depuis la fiche location, cliquez sur l'icône dupliquer 
.
Depuis le formulaire de duplication, vous avez maintenant un icône 
qui vous permet de choisir les différentes dates sur lesquelles la location va être dupliquée.
A l'enregistrement, il y aura autant de locations que de dates sélectionnées.
A la saisie d'une location, si vous mettez une réduction sur le montant de la location, il est maintenant possible de renseigner un motif (le champ s'affiche à partir du moment où le montant de la réduction est renseignée) .
Ce motif sera ensuite présent sur la facture.
Dans la partie Administration, bouton Types/natures de clients, lorsqu'on ajoute un nouveau type de client, il est maintenant possible de faire en sorte d'associer ce type de client à tous les tarifs.
Cela évite d'aller ensuite sur chaque tarif pour l'ajouter.
Dans la partie Statistiques, onglet Bilan, nous avons ajouté un nouveau filtre afin de retrouver les locations enregistrées sur cette période.
Dans le critère Enregistrée, il faut soit laisser Indifférent si on souhaite retrouver toutes les locations ou alors sélectionner Entre le XX/XX/XXXX et le XX/XX/XXXX pour afficher les locations enregistrées sur cette période.
Depuis la fiche d'un client, dans l'onglet Locations, en plus des filtres par dates de début et de fin pour afficher les locations, il est maintenant possible de filtrer sur les cycles (bouton 
).
Attention, ce bouton est visible seulement si vous avez paramétré des cycles dans l'administration.
Nous avons mis en place un blocage lorsque l'on essaye de faire une facture alors qu'aucun tarif n'est renseigné sur la fiche d'une location.
Un message écrit en rouge vous alerte (ATTENTION : le montant de la facture est de 0€).
Il faudra alors modifier la location pour renseigner un tarif et ensuite il sera possible d'éditer la facture.
Depuis la fiche de saisie d'une location, il est maintenant possible de sélectionner plusieurs dates pour une location ponctuelle (icône à coté du bouton 
). Cela vous permet de gagner du temps dans la saisie. Il n'est plus nécessaire de passer par la fonction "Dupliquer" si vous connaissez à l'avance les différentes dates de locations.
Cette fonction est utile dans le cas où ces dates ne sont pas récurrentes.
Depuis la fiche de saisie d'une location, il est maintenant possible de mettre en forme le texte que l'on saisit dans les champs Descriptifs et Observations via un système d'éditeur de texte.
Depuis la Configuration, une nouvelle option a été ajoutée dans la partie Libellé info-bulle. Il est maintenant possible d'avoir au survol d'une location dans le planning, une icône 
afin de savoir si des pièces jointes sont présentes dans la partie Documents de cette location.
Pour activer cette option, il faut cocher la case Document.
Pour une location de salle, il est maintenant possible d'en bloquer automatiquement une autre.
Par exemple, dans une salle polyvalente, si un client prend la grande salle sur un créneaux, le logiciel peut faire en sorte de bloquer automatiquement la disponibilité de la salle de réunion.
Il ne sera alors pas possible d'ajouter une location sur cette salle de réunion sur le même créneau que la location de la grande salle.
Merci de nous contacter pour activer cette option dans le logiciel.
Pour les communes équipées du module de réservation en ligne, il est maintenant possible depuis la fiche d'une location, de choisir si les locations seront visibles sur le planning de réservation en ligne ou non.
Dans l'onglet Informations de la fiche location, il y a maintenant un champ Module internaute. Vous pouvez donc choisir Privée ou Publique.
Cette amélioration permet de rendre visible par exemple, les locations des associations mais de garder privées les locations des particuliers.
Afin de personnaliser au mieux le logiciel à vos habitudes de travail, il est maintenant possible d'activer un code couleur par type de location en lieu et place du code couleur par type de client.
Vous pouvez modifier ce paramétrage depuis la partie Administration, bouton Configuration générale, et passer le champ Affichage couleur location de Client à Type de location. Il sera ensuite possible depuis la partie Administration, bouton Type/statuts/critères de locations, de paramétrer les codes couleurs pour chaque type de location.
Depuis la partie Configuration, onglet Informations utilisateur, il est maintenant possible d'intégrer une image pour la signature de vos mails.
La partie Statistique a été revue et réorganisée en 3 zones afin d'apporter plus de clarté dans les informations accessibles. Cette modification a été faite dans l'onglet Bilan et Taux d'occupation.
Les interfaces graphiques du calendrier et du planning ont été revues afin d'améliorer l'expérience utilisateur.
Dans la partie Comptabilité du logiciel, onglet Facture, il est maintenant possible d'envoyer les factures par mail en cliquant sur l’icône 
comme c'était déjà le cas depuis la fiche d'une location.
Cette fonction est également disponible depuis la fiche client, onglet Facture.
Le logiciel permet d'annuler une facture en cas d'erreur mais il n'était pas possible de visualiser le motif d'annulation. C'est désormais corrigé grâce à l'apparition de l'icône 
accessible depuis la liste des factures, dans la partie Comptabilité du logiciel.
De nouvelles améliorations ont été implémentées dans le logiciel sur des fonctionnalités existantes pour faciliter la navigation et la gestion de vos salles :
.De petites évolutions de-ci de-là ont été apportées au logiciel afin de vous simplifier l'accès à des informations ou la gestion même des locations de salles :
apparaîtra lors de la sélection du type de location si des éléments ont été précisés.
Sur demande, il est possible de mettre en place un fichier ICS qui sera joint automatiquement au message envoyé depuis le bouton Mail matériel accessible sur une location (si celui-ci est correctement configuré). Ce fichier pourra être utilisé dans votre agenda Google ou Outlook pour importer un événement lié à une location de salle, et ainsi bénéficier des alertes offertes par ces solutions. Pour bénéficier de cette option, contactez-nous.
Depuis la fiche d'un client, un nouveau bouton Récap Client fait son apparition sur la gauche de la fenêtre et vous permet d'imprimer un récapitulatif des coordonnées du client ainsi que des éventuels contacts qui lui sont associés.
Deux nouvelles fonctionnalités ont été rajoutées au niveau de la fiche d'un client afin d'étendre les possibilités offertes par le logiciel :
à côté de l'adresse mail.
Une nouvelle option fait son apparition lors de la création d'une location hebdomadaire et vous permet de créer une location par mois contenant les différentes occurrences correspondant aux critères de la location hebdomadaire (jours et créneaux horaires). Cela vous permet donc, par exemple, d'établir plus facilement une facture par mois à un client présent toute l'année. Pour cela, il suffit de cocher la case « Créer une location par mois » lors de la création de la location hebdomadaire. Pour bénéficier de cette option, contactez-nous.
Remarque : ce fonctionnement est le plus indiqué avec l'utilisation de tarifs forfaitaires
La partie Configuration a été revue et réorganisée en onglets afin d'apporter plus de clarté dans les informations accessibles, avec l'arrivée notamment de deux nouveaux onglets :
Une nouvelle façon d'afficher le planning est disponible depuis le type de planning 7+, permettant d'afficher à l'horizontale l'ensemble des locations prévues par jour. Pour utiliser ce nouveau planning, il suffit de sélectionner « Affichage horizontal par jour » avant de cliquer sur le bouton Afficher.
Lors de la création d'une nouvelle location, si vous sélectionnez un client déjà existant, une icône apparaît désormais à côté du menu déroulant pour vous permettre de mettre à jour directement les éléments de la fiche client sans avoir à y aller depuis la liste des clients.
Dans la partie Comptabilité du logiciel, au niveau de la liste des cautions, une légende avec 3 codes couleur a été rajoutée pour vous permettre de repérer rapidement quelles sont les cautions qui sont en cours, encaissées ou restituées. Vous pouvez également utiliser le bouton Filtre au-dessus de la liste pour retrouver les cautions correspondant à l'un de ces statuts.
Vous avez désormais la possibilité de dupliquer les paramètres d'un utilisateur pour créer plusieurs accès identiques à différents agents. Vous n'aurez alors qu'à attribuer un identifiant et un mot de passe différent pour chacun d'entre eux (voire renseigner les coordonnées de l'utilisateur) pour pouvoir créer un ou plusieurs utilisateurs ayant les mêmes caractéristiques qu'un utilisateur existant (droits d'accès aux salles, client, comptabilité, statistiques, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller dans la liste des utilisateurs (Administration > Les Utilisateurs) et de cliquer sur le bouton 
en bout de ligne de l'utilisateur à conserver comme base.
Nous avons apporter une modification à l'interface de sélection des paramètres d'affichage du planning 7+ pour vous permettre d'enregistrer vos paramètres sous un nom de recherche. De cette manière, vous pourrez retrouver ultérieurement le même planning que vous avez enregistré et pourrez même en modifier des paramètres (soit en écrasant la recherche actuelle, soit en enregistrant une nouvelle recherche). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Sauvegarder ce paramétrage.
Il vous est désormais possible d'utiliser des variables dans les modèles de mail configurables dans le logiciel afin permettre de récupérer automatiquement les éléments propres à la location (nom et prénom du client, dates de la location, salle louée, etc.). Pour cela, cliquez sur les variables souhaitées visible dans l'interface de paramétrage des modèles de mail (Administration > Configurer les mails).
Lorsque vous créez un contact pour un client, vous avez maintenant la possibilité de rechercher un contact déjà existant, que ce soit pour éviter les doublons ou bien mettre à jour en une seule fois les informations liées à ce contact s'il est commun à plusieurs clients. Pour cela, à la création d'une nouveau contact, il suffit de cliquer sur le bouton Contact déjà existant, puis de rechercher le nom de ce contact pour le sélectionner et voir les champs se remplir automatiquement.
Pour les commune ayant un module de réservation en ligne, il vous est désormais possible de configurer des adresses mails vers lesquelles seront envoyées automatiquement les notifications en cas d'ajout de commentaire. Il est ainsi possible de préciser pour chaque infrastructure les adresses de leur gestionnaire pour qu'ils soient informés rapidement de tout changement ou complément d'information concernant une réservation faite en ligne. Pour cela, il suffit de saisir la ou les adresses mail (séparées par une virgule) dans le champ « Mail notification commentaire réservation » d'une infrastructure (Administration > Les Infrastructures).
Le logiciel permet désormais de créer des cycles qui pourront être utilisés pour la création de locations hebdomadaires et mensuelles. Ils permettront de sélectionner une date de début et de fin pré-enregistrées afin d'y créer des locations pour des activités récurrentes sur une période précise (activités scolaires par exemple). Pour cela, il suffit de créer un nouveau cycle en lui attribuant les date voulues depuis l'administration du logiciel (Administration > Les Périodes / Les Cycles).
Les alertes sont désormais archivées lorsqu'elles ont rempli leur fonction afin de garder une trace de ce qui a été fait pour une location. Lorsque vous supprimerez une alerte de vos rappels, celle-ci sera accessible dans la liste des alertes de la location associée via le bouton Afficher les alertes archivées.
Vous avez maintenant la possibilité d'utiliser plusieurs critères pour renouveler les tarifs dans le logiciel. Il est ainsi possible de renouveler soit uniquement les tarifs de location ou les services, ou les deux en même temps. De même, il est possible d'arrondir les montants plus précisément et pour tout ou partie des tarifs renouvelés (location, services ou les deux).
Le logiciel vous permet dès maintenant de visualiser les locations qui ne suivent pas les paramètres initiaux d'une location hebdomadaire ou mensuelle. Après avoir forcé l'enregistrement d'une location récurrente (une ou plusieurs dates n'étaient pas disponibles) ou modifié une occurrence précise, un bouton Différenciation des créneaux apparaîtra sur la fiche de la location. Il vous détaillera la liste des locations qui ne correspondent pas à la location initialement enregistrée.
Vous avez désormais la possibilité de classer vos modèles de courrier dans des dossiers, afin de retrouver plus facilement vos documents (Administration > Vos modèles). Pour cela, faites un clic droit sur le dossier « Dossier par défaut » pour créer un sous-dossier. Vous pouvez également créer un nouveau dossier à partir de la fenêtre de création/modification d'un modèle de courrier afin de le classer correctement.
Afin de gagner du temps, il est désormais possible de faire défiler les semaines suivantes et précédentes depuis l'affichage du planning hebdomadaire. Utilisez pour cela les flèches sur les côtés du tableau pour passer d'une semaine à une autre rapidement.
Vous avez maintenant la possibilité de cocher/décocher rapidement l'ensemble des pièces contenues dans une infrastructure lors de la création/modification d'une location, si vous avez choisi « Toutes les salles ». Il est également possible de sélectionner toutes les infrastructures et les pièces associées en une seule fois.
Le logiciel vous permet maintenant d'attribuer l'accès à la configuration des modèles de courriers à des utilisateurs qui n'ont pas les droits d'administration. Il suffit pour cela de cocher la case « Modèles de document » depuis la page de paramétrage d'un utilisateur (Administration > Les Utilisateurs > fiche de l'utilisateur voulu).
Il est désormais possible de créer des catégories à associer à un ensemble d'infrastructures. Pour cela, il suffit de créer une catégorie et de l'appliquer à une infrastructure depuis la page de paramétrage des salles (Administration > Les Infrastructures). Cette fonctionnalité pourra être utilisée pour :
Les communes utilisant le module de réservation en ligne peuvent désormais connaître le nombre de nouvelles demandes enregistrées (statut « Nouvelle ») grâce à une pastille accolée au bouton Demandes réservation dans le bandeau de gauche. Elles peuvent également bénéficier d'une partie « Commentaires » permettant aux différents agents de signaler des informations afin de valider ou non une demande. Pour cela, cliquez sur l'icône en bout de ligne d'une demande pour accéder à la fenêtre des commentaires.
Vous avez dès à présent la possibilité de restaurer une facture qui aurait été annulée de manière à la retrouver dans votre comptabilité (suite à une erreur ou un changement d'avis du client par exemple). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le numéro de facture souhaitée depuis la liste des factures, puis de confirmer la restauration en cliquant sur le bouton Valider.
Il vous est désormais possible de créer un rappel automatique lorsque vous créez un état des lieux pour une location. Pour cela, cochez la case « Ajouter un rappel sur l'état des lieux d'entrée/sortie » sur la page de saisie d'un état des lieux, afin que le logiciel crée automatiquement un rappel dans les alertes en reprenant la référence de la location pour la retrouver plus facilement.
Vous avez désormais la possibilité de prévenir directement un utilisateur qu'une location qu'il a géré a été validée/modifiée. Pour cela, cliquez sur le nom de l'utilisateur ayant enregistré la location initialement depuis la fiche de la location (en bas à droite). Une fenêtre s'ouvrira par-dessus la page et vous permettra de saisir l'objet et le corps du message à envoyer à cette personne.
Attention : il faut cependant que l'utilisateur en question ait une adresse mail configurée dans ses paramètres de compte (Administration > Les Utilisateurs).
Le logiciel vous permets maintenant d'imprimer ou d'envoyer par mail plusieurs modèles de courriers en une seule fois. Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche d'une location puis de cliquer sur le bouton Courriers à gauche. Utilisez les onglets « Modèle 1 », « Modèle 2 », etc. pour ajouter plusieurs modèles de courriers les uns à la suite des autres.
Vous avez désormais la possibilité d'envoyer des mailings à une liste de clients présélectionnés. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur le bouton Mailing client depuis la liste des clients, puis de choisir vos paramètres afin de filtrer les clients concernés. Sélectionnez ensuite vos clients puis éditez votre modèle de mail (avec pièces jointes éventuelles) avant de l'envoyer en masse.
Mise à jour 02/08/2017 : possibilité d'exclure automatiquement des clients d'un mailing en cochant la case « Exclure des mailings » depuis leur fiche.
Grâce à vos retours, de nombreuses petites améliorations ont été développées pour faciliter votre gestion au quotidien et ainsi vous permettre de dégager du temps afin de profiter pleinement de ce temps estival. On retrouve ainsi :
Les filtres accessibles dans toute la partie « Comptabilité » du logiciel ont été améliorés afin de vous permettre d'affiner encore plus vos recherches, notamment en cochant précisément des pièces particulières d'une infrastructure donnée, ou encore une combinaison de salles et/ou pièces particulières.
Le logiciel évolue en fonction de vos retours et plusieurs petites fonctionnalités ont été rajoutées afin de rendre le logiciel toujours plus accessible et fonctionnel :
La liste des utilisateurs accessible depuis la partie Administration affiche désormais la date et l'heure de dernière connexion des différents identifiants configurés. De même, il sera possible de savoir qui parmi ces identifiants est en administrateur. Cela permettra ainsi de faciliter la mise à jour des droits d'accès au logiciel si des membres du personnel changent.
Vous avez maintenant la possibilité d'être informé d'un rappel saisi dans le logiciel grâce à l'envoi par mail d'une notification automatique. Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Envoyer un mail de rappel » lors de la création d'un rappel dans une location. Vous devrez alors indiquer à quelle heure le mail sera envoyé. Vous pouvez également paramétrer l'envoi à plusieurs destinataire en sélectionnant les utilisateurs concernés depuis Tous les utilisateurs .
Il vous est désormais possible d'enregistrer une copie d'un courrier directement dans l'onglet « Documents » d'une location lorsque vous l'envoyez par mail au client. Cela vous permet de garder une trace si le modèle de base a été modifié pour un cas particulier. Pour cela, depuis la fiche d'une location, cliquez sur le bouton Courriers et dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez votre modèle. Apportez-y d'éventuelles modifications puis cochez la case « Ajouter le fichier aux documents de cette location » avant de l'envoyer par mail. Le courrier sera alors ajouté à la liste des documents de la location.
Il est maintenant possible de supprimer un encaissement réalisé dans la caisse du logiciel qui, finalement, n'aura pas eu lieu (ni facture, ni paiement). Pour cela, cliquez sur la date de l'encaissement à supprimer puis cliquez sur le bouton 
Supprimer cet encaissement. Confirmez la suppression pour que l'emplacement disparaisse de la liste.
Le planning 7+ vous propose désormais un nouveau type d'affichage qui aura pour effet d'obtenir une vue synthétique de l'occupation des salles heure par heure, sur la période sélectionnée. En choisissant vos critères de recherches (salles, période, etc.), sélectionnez le mode « Affichage horizontal » puis cliquez sur le bouton Valider pour générer le planning. La vue sera alors inversée par rapport aux autres types de planning : les colonnes représentent les tranches horaires et les lignes les différentes salles sélectionnées avec le détail par jour.
En cas de double saisie d'un client dans le logiciel, vous avez maintenant la possibilité de fusionner des fiches client afin de regrouper l'ensemble des informations les concernant (historique location, factures, paiements, documents, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche du client que vous souhaitez conserver, puis cliquer sur le bouton Fusionner à gauche. Vous serez alors amené à rechercher le client avec lequel vous souhaitez fusionner la fiche et vous pourrez modifier/compléter les éléments de la fiche finale obtenue.
Vous avez désormais la possibilité d'exporter une liste de locations depuis le logiciel dans un format compatible avec Google Agenda, afin de pouvoir garder un œil sur le planning des locations même si vous n'avez pas accès à Internet. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche puis de choisir vos critères de recherche depuis l'onglet Bilans. Validez votre recherche pour afficher le tableau des résultats correspondants puis cliquez sur le bouton Export Google Agenda au-dessus du tableau. Un fichier d'export sera généré et vous pourrez l'importer sur votre Google Agenda (plus de précisions ici).
De nombreuses petites modifications et améliorations ont été apportées au logiciel ces derniers mois afin de rendre l'outil toujours plus convivial et pratique à utiliser. Elles se répartissent de la manière suivante :
Vous avez maintenant la possibilité de créer et d'appliquer à vos clients des natures (ex : association sportive, humanitaire, travaux manuels...) afin de les regrouper dans des sous-catégories au moment de générer des statistiques d'occupation. Pour cela, il suffit d'accéder à l'administration du logiciel puis de paramétrer ces natures depuis les boutons Les Types / natures de clients.
Il vous est désormais possible d'attribuer un type d'acompte ou de caution à un type de client particulier (en plus d'une infrastructure) afin d'être certain de n'avoir que les montants d'acomptes ou de cautions qui s'appliquent précisément à une location donnée. Pour cela, il suffit d'accéder à l'administration du logiciel puis de paramétrer ces types depuis les boutons Types de cautions et Types d'acompte.
À partir de la fiche d'une location, vous avez désormais un accès direct pour envoyer vos modèles de documents par mail. Il est ainsi possible d'envoyer votre modèle de facture ainsi que vos reçus de paiement, d'acompte ou de caution. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l'icône 
dans le tableau récapitulatif.
Dans le cadre d'un suivi régulier de l'occupation de vos salles, vous avez désormais la possibilité d'exporter au format Excel la grille du taux d'occupation en nombre d'heures par salle et par client sur une période donnée. Pour cela, il vous suffit de générer vos statistiques de taux d'occupation en cochant la case « Nombre d'heures louées : liste par client » puis de cliquer sur le bouton Exporter
au-dessus du tableau listant le nombre d'heures par client.
Vous avez désormais la possibilité d'associer un modèle de document paramétré dans les courriers au modèle de facture caisse, afin d'avoir un modèle différent de celui utilisé par défaut dans le logiciel. Un seul modèle de document pourra être associé à la facture caisse (pas de choix possible entre plusieurs versions), mais il restera modifiable à tout moment dans son contenu ou sa mise en page grâce à l'éditeur de texte intégré au logiciel.
Les modèles de contrat, devis et facture proposés par défaut dans le logiciel ont été mis à jour. Ils ont été repensés pour vous offrir une meilleure lisibilité et une mise en page plus agréable. Si vous souhaitez y apporter des modifications ou avez des remarques, n'hésitez pas à nous contacter.
Afin de simplifier la vérification des locations saisies pour un client (notamment lorsqu'elles sont récurrentes), le logiciel affiche désormais dans la liste des locations d'un client la pièce d'une infrastructure dans laquelle ladite location a eu lieu. Il est également possible de filtrer cette liste de location en fonction de l'infrastructure/pièce souhaitée.
Vous avez désormais la possibilité de créer des rappels ciblés pour un ou plusieurs utilisateurs depuis une location, pour être sûr que les agents n'oublient pas certaines informations relatives à une location. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'icône lors de la création d'un rappel pour sélectionner les utilisateurs concernés.
De la même manière que pour les tarifs de location d'une salle, il est désormais possible de gérer des périodes d'application précises pour les services avec un tarif associé. Cela permet de garder l'historique des tarifs applicables d'année en année au sein même d'un service, sans avoir à le dupliquer comme auparavant.
Un nouveau graphique dans les statistiques du taux d'occupation des salles permet de visualiser le pourcentage de locations gratuites et payantes sur une période donnée.
Le logiciel matérialise dorénavant les états des lieux associés à une location sur le planning. Cela permettra de pouvoir consulter cette information rapidement sans avoir besoin dans rentrer sur la fiche d'une location. Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en bénéficier.
L'éditeur de texte utilisé pour les modèles de courriers a été implémenté dans le paramétrage des modèles de mails qui peuvent être envoyés depuis le logiciel (Administration > Configurer les mails). Cet éditeur vous permettra de modifier la mise en page de vos message et d'y ajouter des variables qui se compléteront automatiquement avec les données de la location.
Il vous est désormais possible de cliquer directement sur le numéro d'une facture, d'un acompte ou d'une caution depuis la fiche d'une location pour les modifier.
Vous avez désormais la possibilité de lier des types de caution à des infrastructures, afin de les attribuer à une location plus simplement sans encombrer des éléments inutiles. Pour cela, il suffit d'aller dans la partie Administration > Les Types de caution puis de cocher la ou les infrastructures sur lesquelles s'appliquent vos cautions.
Il vous est désormais possible de désactiver des identifiants appartenant à des personnes n'utilisant plus le logiciel et de les réactiver à tout moment. Pour cela, il suffit d'aller dans la partie Administration > Les Utilisateurs et de cliquer sur l'icône 
/
pour respectivement rendre inactif/actif un utilisateur du logiciel.
Vous pouvez maintenant ajouter un acompte à une location en calculant un pourcentage du total ou juste du prix de la location (hors services complémentaires). Il suffit pour cela de sélectionner le mode de calcul au moment de renseigner le pourcentage.
Un nouveau type de droit utilisateur a été développé afin de donner la possibilité à un utilisateur de ne créer que des options sur les salles, avec l'envoi automatique d'une notification par e-mail. De cette manière, l'administrateur ou gestionnaire pourra vérifier les éléments et les valider. Il vous suffit pour cela de créer un nouvel utilisateur et de lui attribuer le droit « Création d'option » et de préciser l'adresse e-mail à laquelle la notification sera envoyée.
Vous avez désormais la possibilité de filtrer votre liste de client en fonction de leur assurance (échue ou inexistante), vous simplifiant un éventuel publipostage. Ce filtre est également pris en compte lors d'un export Excel des clients.
De nombreuses modifications ont été apportées au logiciel afin de rendre son utilisation toujours plus agréable et complète :
Il est maintenant possible d'effectuer des publipostages depuis la liste des clients. Il suffit de paramétrer un modèle de courrier associé à cette liste pour qu'un bouton Publipostage apparaisse. Le publipostage se fera pour tous les clients visibles dans le tableau (s'il y a plusieurs pages, il vous faudra afficher tous les éléments). Vous pouvez également utiliser les filtres et le champ « Recherche » pour affiner les résultats.
Dans le but de gagner du temps, vous avez désormais la possibilité de modifier directement la salle où se déroulera une occurrence précise d'une location hebdomadaire ou mensuelle. Il vous suffit de cliquer sur l'icône pour l'occurrence concernée par le changement. Vous avez également la possibilité d'afficher les heures de la manifestation sur le planning depuis le bouton Configuration (pratique si vous créez une location en voulant garder une marge de manœuvre pour le nettoyage ou la préparation de la salle).
Vous avez désormais la possibilité d'obtenir la liste des réductions appliquées aux locations sur une période donnée, avec le total par client. Cela peut vous permettre de suivre le montant des subventions allouées à des associations par exemple. Pour obtenir cette information, il vous suffit de cocher la case « Locations avec réduction » dans l'onglet Bilan de la partie Statistiques, puis de générer le tableau. L'attribution d'une réduction est d'ailleurs plus fine : vous pouvez l'appliquer sur le montant total ou uniquement sur le tarif de location (hors services).
Afin de toujours répondre à des besoins précis d'utilisateurs, plusieurs petites modifications ont été apportées au logiciel afin de leur faciliter la vie. Les principales modifications sont les suivantes :
Des modifications ont été apportées au système d'envoi de document par e-mail (courrier, contrat, devis, factures) afin de pouvoir joindre en plus d'autres documents, qu'ils proviennent de votre poste de travail ou de la liste « Documents » dans le bandeau de gauche. Il vous est ainsi possible de joindre jusqu'à 3 documents provenant de votre ordinateur et jusqu'à 3 documents déjà chargés dans le logiciel dans la liste correspondante (en plus du modèle de courrier, contrat, etc.).
Plusieurs petites modifications ont été apportées au logiciel afin de faciliter la gestion quotidienne des locations :
Il est désormais possible de configurer un service pour que le tarif appliqué soit de type horaire (pour le matériel notamment). De cette manière, le montant total du service se calcul automatiquement en fonction de la durée de la location. Pour cela, il vous suffit d'aller dans la partie Administration > Services puis de cliquer sur le libellé du service à modifier. Modifier le champ « Type » de Forfait à Horaire, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.
Vous avez désormais la possibilité de créer et gérer des catégories de services, afin de regrouper des services faisant partie de la même famille et de les retrouver plus facilement par la suite (matériel, couverts, casse, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller dans la partie Administration > Services puis de cliquer sur le bouton Catégories de services. Une fois la catégorie créée/modifiée, il ne vous restera plus qu'à l'associer aux services existants.
Plusieurs petites fonctionnalités ont été ajoutées afin de simplifier la gestion quotidienne des salles. Ainsi, il est désormais possible :
) ;
Vous avez désormais la possibilité de personnaliser les couleurs utilisées dans les différents organigrammes élaborés à partir de vos statistiques d'occupation. Le logiciel prendra désormais les couleurs associées aux différents types de client pour que les graphiques soient plus représentatifs de votre fonctionnement.
Les statistiques proposent désormais d'effectuer des bilans plus ciblés grâce à de nouveau critères de recherche. Il vous est ainsi possible de rechercher des statistiques en fonction de la récurrence de la location (ponctuelle, hebdomadaire, mensuelle) et de faire fi d'informations pouvait être superflues comme les services ou encore les éléments comptables.
Vous avez désormais la possibilité d'établir des statistiques sur les stocks de matériel sur une période donnée. Cela vous permet de connaître exactement combien il reste d'unités de chaque type de matériel proposé à la location. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche, puis sur l'onglet Stock. Ces informations sont imprimables et exportables au format Excel.
Les bilans statistiques n'affichent désormais plus par défaut les services archivés, permettant d'avoir les éléments les plus à jour possibles. Si vous souhaitez visualiser ces services dans vos statistiques, cochez la case « Afficher les services archivés » avant de générer votre bilan.
Tél: 02 96 48 68 19
Mail : moc.tseuod3@tcatnoc
@3douest
3D Ouest
09h00 - 12h00 / 14h00 - 18h00
3D Ouest