Logiciel de gestion de salles et matériels

Les dernières évolutions du logiciel

01/08/2017 - Restauration facture annulée

Vous avez dès à présent la possibilité de restaurer une facture qui aurait été annulée de manière à la retrouver dans votre comptabilité (suite à une erreur ou un changement d'avis du client par exemple). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le numéro de facture souhaitée depuis la liste des factures, puis de confirmer la restauration en cliquant sur le bouton Valider.

25/07/2017 - Rappel auto état des lieux

Il vous est désormais possible de créer un rappel automatique lorsque vous créez un état des lieux pour une location. Pour cela, cochez la case « Ajouter un rappel sur l'état des lieux d'entrée/sortie » sur la page de saisie d'un état des lieux, afin que le logiciel crée automatiquement un rappel dans les alertes en reprenant la référence de la location pour la retrouver plus facilement.

10/07/2017 - Mail notification utilisateur

Vous avez désormais la possibilité de prévenir directement un utilisateur qu'une location qu'il a géré a été validée/modifiée. Pour cela, cliquez sur le nom de l'utilisateur ayant enregistré la location initialement depuis la fiche de la location (en bas à droite). Une fenêtre s'ouvrira par-dessus la page et vous permettra de saisir l'objet et le corps du message à envoyer à cette personne.
Attention : il faut cependant que l'utilisateur en question ait une adresse mail configurée dans ses paramètres de compte (Administration > Les Utilisateurs).

09/06/2017 - Gestion courriers multiples

Le logiciel vous permets maintenant d'imprimer ou d'envoyer par mail plusieurs modèles de courriers en une seule fois. Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche d'une location puis de cliquer sur le bouton Courriers à gauche. Utilisez les onglets « Modèle 1 », « Modèle 2 », etc. pour ajouter plusieurs modèles de courriers les uns à la suite des autres.

06/06/2017 - Mailing client

Vous avez désormais la possibilité d'envoyer des mailings à une liste de clients présélectionnés. Pour cela, il vous suffira de cliquer sur le bouton Mailing client depuis la liste des clients, puis de choisir vos paramètres afin de filtrer les clients concernés. Sélectionnez ensuite vos clients puis éditez votre modèle de mail (avec pièces jointes éventuelles) avant de l'envoyer en masse.

Mise à jour 02/08/2017 : possibilité d'exclure automatiquement des clients d'un mailing en cochant la case « Exclure des mailings » depuis leur fiche.

15/05/2017 – Mises à jour estivales

Grâce à vos retours, de nombreuses petites améliorations ont été développées pour faciliter votre gestion au quotidien et ainsi vous permettre de dégager du temps afin de profiter pleinement de ce temps estival. On retrouve ainsi :

  • La gestion des dossiers grâce auxquels vous pouvez désormais organiser vos fichiers dans la partie Documents du logiciel ainsi que depuis la fiche client.
  • La liste des locations supprimées est désormais accessible depuis la fiche d’un client pour consultation en cas de besoin (onglet « Locations »).
  • La création de contacts est maintenant possible dès l’étape de création d’un nouveau client.
  • L’ajout d’un système d’auto-complétion au niveau du champs « fonction » pour les clients et contacts.
  • La possibilité de visualiser si un client est archivé à la création d’une location et de le restaurer si besoin.
  • La possibilité de rechercher un client via le nom d’un contact associé à sa fiche.
  • Le paramétrage d’une heure d’ouverture et de fermeture pour chaque jour et pour chaque salle, afin d'obtenir des statistiques « Taux d’occupation » plus justes et de visualiser cette information lors de la création d’une location (icône d’avertissement cliquable et affichage des heures d’ouverture dans pop-up).
  • La gestion des groupes au niveau des utilisateurs afin de classer plus simplement les personnes en fonction de leur service par exemple (prise en compte au niveau des rappels notamment).
  • L’amélioration des modèles de courriers pouvant désormais être liés à n’importe que salle ou type de client quel que soit sont type, ainsi que la possibilité d’enregistrer des brouillons pour garder en mémoire une modification ponctuelle d’un modèle.
  • La possibilité d’envoyer un mail de refus d’une demande de réservation en ligne en sélectionnant « mail refus » ; le contenu du mail doit être paramétré dans l’administration (uniquement au possesseur du module de réservation en ligne).

03/04/2017 - Amélioration filtres comptabilité

Les filtres accessibles dans toute la partie « Comptabilité » du logiciel ont été améliorés afin de vous permettre d'affiner encore plus vos recherches, notamment en cochant précisément des pièces particulières d'une infrastructure donnée, ou encore une combinaison de salles et/ou pièces particulières.

22/03/2017 - Améliorations diverses

Le logiciel évolue en fonction de vos retours et plusieurs petites fonctionnalités ont été rajoutées afin de rendre le logiciel toujours plus accessible et fonctionnel :

  • Historique : la suppression d'une occurrence d'une location hebdomadaire sera désormais visible dans l'historique de la location
  • Configuration : chaque utilisateur peut maintenant décider d'afficher ou non les services présents sur une location dans l'info-bulle du planning
  • Planning : depuis l'onglet « Locations » d'une fiche client, il est possible de voir le planning type de ce client afin d'avoir un aperçu global de ses locations

15/03/2017 - Infos de connexion utilisateurs

La liste des utilisateurs accessible depuis la partie Administration affiche désormais la date et l'heure de dernière connexion des différents identifiants configurés. De même, il sera possible de savoir qui parmi ces identifiants est en administrateur. Cela permettra ainsi de faciliter la mise à jour des droits d'accès au logiciel si des membres du personnel changent.

03/03/2017 - Envoi d'un rappel par mail

Vous avez maintenant la possibilité d'être informé d'un rappel saisi dans le logiciel grâce à l'envoi par mail d'une notification automatique. Pour cela, il vous suffit de cocher la case « Envoyer un mail de rappel » lors de la création d'un rappel dans une location. Vous devrez alors indiquer à quelle heure le mail sera envoyé. Vous pouvez également paramétrer l'envoi à plusieurs destinataire en sélectionnant les utilisateurs concernés depuis Tous les utilisateurs icone édition.

24/02/2017 - Enregistrement document dans location

Il vous est désormais possible d'enregistrer une copie d'un courrier directement dans l'onglet « Documents » d'une location lorsque vous l'envoyez par mail au client. Cela vous permet de garder une trace si le modèle de base a été modifié pour un cas particulier. Pour cela, depuis la fiche d'une location, cliquez sur le bouton Courriers et dans la fenêtre qui s'affiche, sélectionnez votre modèle. Apportez-y d'éventuelles modifications puis cochez la case « Ajouter le fichier aux documents de cette location » avant de l'envoyer par mail. Le courrier sera alors ajouté à la liste des documents de la location.

08/02/2017 - Suppression d'encaissement

Il est maintenant possible de supprimer un encaissement réalisé dans la caisse du logiciel qui, finalement, n'aura pas eu lieu (ni facture, ni paiement). Pour cela, cliquez sur la date de l'encaissement à supprimer puis cliquez sur le bouton icone suppression Supprimer cet encaissement. Confirmez la suppression pour que l'emplacement disparaisse de la liste.

02/02/2017 - Nouvelle vue planning

Le planning 7+ vous propose désormais un nouveau type d'affichage qui aura pour effet d'obtenir une vue synthétique de l'occupation des salles heure par heure, sur la période sélectionnée. En choisissant vos critères de recherches (salles, période, etc.), sélectionnez le mode « Affichage horizontal » puis cliquez sur le bouton Valider pour générer le planning. La vue sera alors inversée par rapport aux autres types de planning : les colonnes représentent les tranches horaires et les lignes les différentes salles sélectionnées avec le détail par jour.

02/01/2017 - Fusion de clients

En cas de double saisie d'un client dans le logiciel, vous avez maintenant la possibilité de fusionner des fiches client afin de regrouper l'ensemble des informations les concernant (historique location, factures, paiements, documents, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller sur la fiche du client que vous souhaitez conserver, puis cliquer sur le bouton Fusionner à gauche. Vous serez alors amené à rechercher le client avec lequel vous souhaitez fusionner la fiche et vous pourrez modifier/compléter les éléments de la fiche finale obtenue.

13/12/2016 - Export locations vers Google Agenda

Vous avez désormais la possibilité d'exporter une liste de locations depuis le logiciel dans un format compatible avec Google Agenda, afin de pouvoir garder un œil sur le planning des locations même si vous n'avez pas accès à Internet. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques du bandeau de gauche puis de choisir vos critères de recherche depuis l'onglet Bilans. Validez votre recherche pour afficher le tableau des résultats correspondants puis cliquez sur le bouton Export Google Agenda au-dessus du tableau. Un fichier d'export sera généré et vous pourrez l'importer sur votre Google Agenda (plus de précisions ici).

01/12/2016 - Mises à jour hivernales

De nombreuses petites modifications et améliorations ont été apportées au logiciel ces derniers mois afin de rendre l'outil toujours plus convivial et pratique à utiliser. Elles se répartissent de la manière suivante :

  • Gestion :
    • Il est désormais possible de supprimer plus rapidement plusieurs occurrences d'une location hebdomadaire. Une pop-up de confirmation s'affichera et vous pourrez choisir de ne plus afficher cette pop-up par la suite afin de supprimer directement toutes les occurrences souhaitées (pas de rechargement de la page).
    • Les devis envoyés par mail depuis le logiciel ne pouvaient pas contenir de pièces jointes supplémentaires, qu'elles proviennent de votre ordinateur ou de la partie « Documents ». C'est désormais rectifié.
    • Vous avez maintenant la possibilité de rechercher une infrastructure libre sur une période donnée en fonction de leur capacité (places assises/debout), du moment que cette capacité ait été renseignée dans les paramètres des infrastructures présentes dans le logiciel.
  • Statistiques :
    • Les statistiques de gestion du stock affichent désormais une colonne supplémentaire avec le nom du client, ce qui vous permet de vérifier à tout moment le stock de matériel restant tout en sachant qui utilise le matériel sur une période donnée.
    • Vous pouvez maintenant obtenir des statistiques plus précises concernant le taux d'occupation sur une période donnée, à l'aide de graphiques donnant l'occupation la plus importante par heure, par jour, par mois ou encore par salle.
  • Configuration : Vous avez désormais la possibilité de filtrer les locations visibles sur votre planning en fonction des types de locations et/ou de clients que vous gérez (paramétrage propre à chaque utilisateur).

18/10/2016 - Gestion des natures de client

Vous avez maintenant la possibilité de créer et d'appliquer à vos clients des natures (ex : association sportive, humanitaire, travaux manuels...) afin de les regrouper dans des sous-catégories au moment de générer des statistiques d'occupation. Pour cela, il suffit d'accéder à l'administration du logiciel puis de paramétrer ces natures depuis les boutons Les Types / natures de clients.

03/10/2016 - Types d'acompte et de caution

Il vous est désormais possible d'attribuer un type d'acompte ou de caution à un type de client particulier (en plus d'une infrastructure) afin d'être certain de n'avoir que les montants d'acomptes ou de cautions qui s'appliquent précisément à une location donnée. Pour cela, il suffit d'accéder à l'administration du logiciel puis de paramétrer ces types depuis les boutons Types de cautions et Types d'acompte.

23/09/2016 - Envoi documents location par mail

À partir de la fiche d'une location, vous avez désormais un accès direct pour envoyer vos modèles de documents par mail. Il est ainsi possible d'envoyer votre modèle de facture ainsi que vos reçus de paiement, d'acompte ou de caution. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l'icône icône mail dans le tableau récapitulatif.

13/09/2016 - Export taux d'occupation horaire

Dans le cadre d'un suivi régulier de l'occupation de vos salles, vous avez désormais la possibilité d'exporter au format Excel la grille du taux d'occupation en nombre d'heures par salle et par client sur une période donnée. Pour cela, il vous suffit de générer vos statistiques de taux d'occupation en cochant la case « Nombre d'heures louées : liste par client » puis de cliquer sur le bouton Exportericône exportau-dessus du tableau listant le nombre d'heures par client.

09/09/2016 - Édition modèle facture caisse

Vous avez désormais la possibilité d'associer un modèle de document paramétré dans les courriers au modèle de facture caisse, afin d'avoir un modèle différent de celui utilisé par défaut dans le logiciel. Un seul modèle de document pourra être associé à la facture caisse (pas de choix possible entre plusieurs versions), mais il restera modifiable à tout moment dans son contenu ou sa mise en page grâce à l'éditeur de texte intégré au logiciel.

01/09/2016 - Mise à jour modèles documents

Les modèles de contrat, devis et facture proposés par défaut dans le logiciel ont été mis à jour. Ils ont été repensés pour vous offrir une meilleure lisibilité et une mise en page plus agréable. Si vous souhaitez y apporter des modifications ou avez des remarques, n'hésitez pas à nous contacter.

18/07/2016 - Filtre location client par salle

Afin de simplifier la vérification des locations saisies pour un client (notamment lorsqu'elles sont récurrentes), le logiciel affiche désormais dans la liste des locations d'un client la pièce d'une infrastructure dans laquelle ladite location a eu lieu. Il est également possible de filtrer cette liste de location en fonction de l'infrastructure/pièce souhaitée.

01/07/2016 - Amélioration rappels

Vous avez désormais la possibilité de créer des rappels ciblés pour un ou plusieurs utilisateurs depuis une location, pour être sûr que les agents n'oublient pas certaines informations relatives à une location. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur l'icône icone édition lors de la création d'un rappel pour sélectionner les utilisateurs concernés.

24/06/2016 - Paramétrage période service

De la même manière que pour les tarifs de location d'une salle, il est désormais possible de gérer des périodes d'application précises pour les services avec un tarif associé. Cela permet de garder l'historique des tarifs applicables d'année en année au sein même d'un service, sans avoir à le dupliquer comme auparavant.

23/06/2016 - Stats répartitions locations

Un nouveau graphique dans les statistiques du taux d'occupation des salles permet de visualiser le pourcentage de locations gratuites et payantes sur une période donnée.

01/06/2016 - État des lieux sur planning

Le logiciel matérialise dorénavant les états des lieux associés à une location sur le planning. Cela permettra de pouvoir consulter cette information rapidement sans avoir besoin dans rentrer sur la fiche d'une location. Cette fonctionnalité n'est pas activée par défaut, n'hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez en bénéficier.

18/05/2016 - Éditeur de texte pour modèles mails

L'éditeur de texte utilisé pour les modèles de courriers a été implémenté dans le paramétrage des modèles de mails qui peuvent être envoyés depuis le logiciel (Administration > Configurer les mails). Cet éditeur vous permettra de modifier la mise en page de vos message et d'y ajouter des variables qui se compléteront automatiquement avec les données de la location.

16/05/2016 - Raccourcis éléments comptables

Il vous est désormais possible de cliquer directement sur le numéro d'une facture, d'un acompte ou d'une caution depuis la fiche d'une location pour les modifier.

07/05/2016 - Caution liée à salle

Vous avez désormais la possibilité de lier des types de caution à des infrastructures, afin de les attribuer à une location plus simplement sans encombrer des éléments inutiles. Pour cela, il suffit d'aller dans la partie Administration > Les Types de caution puis de cocher la ou les infrastructures sur lesquelles s'appliquent vos cautions.

04/05/2016 - Activation/désactivation utilisateur

Il vous est désormais possible de désactiver des identifiants appartenant à des personnes n'utilisant plus le logiciel et de les réactiver à tout moment. Pour cela, il suffit d'aller dans la partie Administration > Les Utilisateurs et de cliquer sur l'icône icône désactiver utilisateur/icône activer utilisateur pour respectivement rendre inactif/actif un utilisateur du logiciel.

02/05/2016 - Amélioration calcul acompte

Vous pouvez maintenant ajouter un acompte à une location en calculant un pourcentage du total ou juste du prix de la location (hors services complémentaires). Il suffit pour cela de sélectionner le mode de calcul au moment de renseigner le pourcentage.

18/04/2016 - Ajout nouveau droit utilisateur + envoi notification par mail

Un nouveau type de droit utilisateur a été développé afin de donner la possibilité à un utilisateur de ne créer que des options sur les salles, avec l'envoi automatique d'une notification par e-mail. De cette manière, l'administrateur ou gestionnaire pourra vérifier les éléments et les valider. Il vous suffit pour cela de créer un nouvel utilisateur et de lui attribuer le droit « Création d'option » et de préciser l'adresse e-mail à laquelle la notification sera envoyée.

15/04/2016 - Ajout filtre liste client

Vous avez désormais la possibilité de filtrer votre liste de client en fonction de leur assurance (échue ou inexistante), vous simplifiant un éventuel publipostage. Ce filtre est également pris en compte lors d'un export Excel des clients.

29/03/2016 - Amélioration interface et fonctionnalités

De nombreuses modifications ont été apportées au logiciel afin de rendre son utilisation toujours plus agréable et complète :

  • La charte graphique a été revue pour obtenir une interface plus moderne et personnalisable (possibilité de changer la couleur de fond du logiciel, signification des boutons plus clairs).
  • Il est désormais possible de modifier les paramètres d'affichage du planning d'un utilisateur depuis la partie Administration (mêmes options que la partie Configuration propre à chaque utilisateur).
  • Pour les communes utilisant un portail de réservation en ligne, la liste des demandes a été retravaillée afin de vous permettre de les traiter plus simplement (tri par colonne, choix d'affichage d'un nombre de ligne dans le tableau, etc.).
  • Les listes des tarifs, des services et des périodes peuvent dès à présent être exportées sous Excel.

08/03/2016 - Publipostage liste des clients

Il est maintenant possible d'effectuer des publipostages depuis la liste des clients. Il suffit de paramétrer un modèle de courrier associé à cette liste pour qu'un bouton Publipostage apparaisse. Le publipostage se fera pour tous les clients visibles dans le tableau (s'il y a plusieurs pages, il vous faudra afficher tous les éléments). Vous pouvez également utiliser les filtres et le champ « Recherche » pour affiner les résultats.

03/03/2016 - Modification de salle + affichage planning

Dans le but de gagner du temps, vous avez désormais la possibilité de modifier directement la salle où se déroulera une occurrence précise d'une location hebdomadaire ou mensuelle. Il vous suffit de cliquer sur l'icône icone édition pour l'occurrence concernée par le changement. Vous avez également la possibilité d'afficher les heures de la manifestation sur le planning depuis le bouton Configuration (pratique si vous créez une location en voulant garder une marge de manœuvre pour le nettoyage ou la préparation de la salle).

01/03/2016 - Gestion des subventions et réductions

Vous avez désormais la possibilité d'obtenir la liste des réductions appliquées aux locations sur une période donnée, avec le total par client. Cela peut vous permettre de suivre le montant des subventions allouées à des associations par exemple. Pour obtenir cette information, il vous suffit de cocher la case « Locations avec réduction » dans l'onglet Bilan de la partie Statistiques, puis de générer le tableau. L'attribution d'une réduction est d'ailleurs plus fine : vous pouvez l'appliquer sur le montant total ou uniquement sur le tarif de location (hors services).

19/02/2016 - Améliorations diverses

Afin de toujours répondre à des besoins précis d'utilisateurs, plusieurs petites modifications ont été apportées au logiciel afin de leur faciliter la vie. Les principales modifications sont les suivantes :

  • Il est désormais possible d'arrondir à l'entier le plus proche les tarifs lors d'une duplication avec un pourcentage d'augmentation prévu.
  • Vous avez la possibilité de saisir le temps passé à la gestion d'un dossier de location depuis l'onglet « Planification ». Ces données seront également consultables dans les statistiques de bilan.
  • Un accès rapide à la caution a été rajouté sur la fiche d'une location, afin de gagner du temps dans l'indication d'un remboursement ou d'un encaissement.
  • Il est désormais possible de trier les éléments comptables (factures, paiements, impayés) par infrastructures, afin de pouvoir séparer simplement les éléments se rapportant à chaque entité.
  • Vous avez la possibilité d'indiquer un site web dans la fiche du client (entreprise ou association par exemple).

13/10/2015 - Envoi d'e-mail avec multiples pièces jointes

Des modifications ont été apportées au système d'envoi de document par e-mail (courrier, contrat, devis, factures) afin de pouvoir joindre en plus d'autres documents, qu'ils proviennent de votre poste de travail ou de la liste « Documents » dans le bandeau de gauche. Il vous est ainsi possible de joindre jusqu'à 3 documents provenant de votre ordinateur et jusqu'à 3 documents déjà chargés dans le logiciel dans la liste correspondante (en plus du modèle de courrier, contrat, etc.).

10/09/2015 - Mises à jour estivales diverses

Plusieurs petites modifications ont été apportées au logiciel afin de faciliter la gestion quotidienne des locations :

  • Il est désormais possible de basculer directement une location de l'état d'option à validée, en cliquant sur le bouton correspondant sur la fiche de la location.
  • Chaque utilisateur peut désormais configurer précisément les éléments à afficher dans l'info-bulle qui apparaît lorsque le curseur de la souris se pose sur une location du planning. Les choix d'affichage peuvent être différents (et plus complets) que les éléments affichés sur le planning, au niveau des locations elles-mêmes.
  • Amélioration de la gestion des stock pour les services : si le stock maximum est dépassé, la case pour le nombre d'un service sera affichée en rouge et un message « Attention : problème de stock » sera visible au dessus du bouton Enregistrer.

03/06/2015 - Services au tarif horaire

Il est désormais possible de configurer un service pour que le tarif appliqué soit de type horaire (pour le matériel notamment). De cette manière, le montant total du service se calcul automatiquement en fonction de la durée de la location. Pour cela, il vous suffit d'aller dans la partie Administration > Services puis de cliquer sur le libellé du service à modifier. Modifier le champ « Type » de Forfait à Horaire, puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer les modifications.

06/05/2015 - Gestion catégories de services

Vous avez désormais la possibilité de créer et gérer des catégories de services, afin de regrouper des services faisant partie de la même famille et de les retrouver plus facilement par la suite (matériel, couverts, casse, etc.). Pour cela, il vous suffit d'aller dans la partie Administration > Services puis de cliquer sur le bouton Catégories de services. Une fois la catégorie créée/modifiée, il ne vous restera plus qu'à l'associer aux services existants.

14/04/2015 - Amélioration statistiques et gestion des tarifs

Plusieurs petites fonctionnalités ont été ajoutées afin de simplifier la gestion quotidienne des salles. Ainsi, il est désormais possible :

  • de dupliquer des tarifs afin de pouvoir créer rapidement des variations de tarifs existants (Administration > Tarifs > icone dupliquer tarifs) ;
  • d'obtenir le nombre d'heures pendant lesquelles une salle a été louée sur une période donnée, et ce, par client (Statistiques > Taux d'occupation).

20/03/2015 - Gestion des couleurs statistiques

Vous avez désormais la possibilité de personnaliser les couleurs utilisées dans les différents organigrammes élaborés à partir de vos statistiques d'occupation. Le logiciel prendra désormais les couleurs associées aux différents types de client pour que les graphiques soient plus représentatifs de votre fonctionnement.

16/03/2015 - Ajout filtres statistiques

Les statistiques proposent désormais d'effectuer des bilans plus ciblés grâce à de nouveau critères de recherche. Il vous est ainsi possible de rechercher des statistiques en fonction de la récurrence de la location (ponctuelle, hebdomadaire, mensuelle) et de faire fi d'informations pouvait être superflues comme les services ou encore les éléments comptables.

11/02/2015 - Statistiques des stocks de matériel

Vous avez désormais la possibilité d'établir des statistiques sur les stocks de matériel sur une période donnée. Cela vous permet de connaître exactement combien il reste d'unités de chaque type de matériel proposé à la location. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton Statistiques dans le bandeau de gauche, puis sur l'onglet Stock. Ces informations sont imprimables et exportables au format Excel.

29/01/2015 - Statistiques et services archivés

Les bilans statistiques n'affichent désormais plus par défaut les services archivés, permettant d'avoir les éléments les plus à jour possibles. Si vous souhaitez visualiser ces services dans vos statistiques, cochez la case « Afficher les services archivés » avant de générer votre bilan.