Foire aux questions

Connexion

• Je n’arrive pas à me connecter au logiciel.

  L’adresse du logiciel est : http://salle.3douest.com/
  Vous devez renseigner votre login et votre mot de passe dans les champs correspondants en haut de la page, puis cliquer sur le bouton CONNEXION pour vous connecter. Vous pouvez enregistrer cette page dans les favoris de votre navigateur pour la retrouver plus facilement.

• J'ai perdu login et mot de passe

  Dans le cas où vous ne vous souvenez plus de votre login/mot de passe, vous pouvez vous rapprocher de votre administrateur pour que celui-ci vous crée un nouveau login/mot de passe. Vous pouvez également envoyer un mail à maxime@3douest.com pour que 3D OUEST vous renvoie vos identifiants.

Locations

• Comment créer une location récurrente ?

  1. Cliquez sur le bouton Nouvelle Location dans le bandeau de gauche.
     
  2. Sélectionnez un client déjà existant dans la liste ou cliquez sur le bouton Nouveau Client pour renseigner les informations d'un nouveau client.
     
  3. Cliquez sur Hebdomadaire ou Mensuel suivant le type de location récurrente que vous souhaitez.
     Remarque : Les location récurrentes vous permettent de définir sur quel(s) jour(s) de la semaine ou du mois la location sera enregistrée et d'indiquer si elle s'appliquera pendant les jours fériés ou les périodes de vacances configurées dans le logiciel.
     
  4. Sélectionnez la période sur laquelle s'étale la location récurrente, puis cliquez sur le bouton Valider.
     
  5. Complétez les informations liées à la location (infrastructure, salle, services, type de location, etc.) puis cliquez sur le bouton Enregistrer pour ajouter la location récurrente au planning.

• J'ai besoin d'ajouter une plage de ménage dans une salle alors qu'une location est déjà enregistrée.

  Pour que le logiciel puisse gérer deux locations d'une même salle en même temps, vous devez passer la location déjà enregistrée en location non bloquante :

  1. À partir du planning, cliquez sur la location à modifier.
     
  2. Cliquez sur l'icône pour modifier les paramètres de la location (ponctuelle, hebdomadaire ou mensuelle).
     
  3. Dans l'onglet Informations en bas de page, cochez la case « Conserver la salle disponible » puis cliquez sur le bouton Modifier pour enregistrer la modification.
     

  Une fois la location bloquante modifiée, vous pouvez créer une nouvelle location sur la même plage horaire pour enregistrer un plage de ménage.

• Comment déplacer une location ?

  Pour déplacer une location simplement depuis le planning :

  1. Cliquez sur le titre de la location (les horaires) et maintenez le bouton de votre souris enfoncé.
     
  2. Déplacez la location vers le haut ou le bas pour changer d'horaire, et/ou vers la droite ou la gauche pour changer de salle.
     
  3. Relâchez le bouton de votre souris une fois la location déplacée à l'endroit voulu.
     Une fenêtre récapitulant les informations de la location avant et après déplacement s'affiche.
     
  4. Cliquez sur le bouton Confirmer pour enregistrer le déplacement de la location.
     Remarque : Seules les locations dont les heures de début et de fin sont visibles peuvent être déplacées depuis le planning.

• Comment dupliquer/renouveler une location ?

  Pour dupliquer une location ponctuelle :

  1. Cliquez sur la location à dupliquer depuis le planning.
     
  2. Cliquez sur le bouton dans la fiche récapitulative de la location.
     
  3. Modifiez les éléments nécessaires (dates, salles, services, etc.) puis cliquez sur le bouton Dupliquer pour créer une nouvelle location reprenant tout ou partie des informations de la précédente location sélectionnée.
     
     

  Pour renouveler une location récurrente :

  1. Cliquez sur la location à dupliquer depuis le planning.
     
  2. Cliquez sur le bouton dans la fiche récapitulative de la location.
     
  3. Modifiez les éléments nécessaires (dates, salles, services, etc.) puis cliquez sur le bouton Renouveler pour créer une nouvelle location reprenant tout ou partie des informations de la précédente location sélectionnée.

• Comment modifier/supprimer une location ponctuelle comprise dans une location récurrente ?

  Pour modifier une location ponctuelle comprise dans une location récurrente :

  1. Dans le calendrier du bandeau de gauche, cliquez sur la date à laquelle se trouve la location à modifier.
     
  2. Sur le planning, cliquez sur la location à modifier.
     La fiche de la location s'affiche.
     
  3. Dans l'onglet Location du... suivi de la date sélectionnée, cliquez sur le bouton .
     La fenêtre de modification de la location s'affiche.
     
  4. Modifiez les éléments souhaités puis cliquez sur le bouton Modifier en bas de page pour enregistrer les nouveaux paramètres de cette location ponctuelle.
     
     

  Pour supprimer une location ponctuelle comprise dans une location récurrente :

  1. Dans le calendrier du bandeau de gauche, cliquez sur la date à laquelle se trouve la location à supprimer.
     
  2. Sur le planning, cliquez sur la location à supprimer.
     La fiche de la location s'affiche.
     
  3. Dans l'onglet Location du... suivi de la date sélectionnée, cliquez sur le bouton .
     Une fenêtre de confirmation s'affiche.
     
  4. Cliquez sur OK pour valider la suppression de cette location ponctuelle.

Comptabilité

• L'onglet « Comptabilité » n'apparaît pas dans toutes les fiches de locations.

  L'onglet « Comptabilité » est un vestige de l'ancienne version du logiciel.
  Si des locations contenant des informations comptables (arrhes, cautions, solde payé) étaient enregistrées avant le changement de version, ces données ont été conservées et peuvent être modifiées si besoin.
  En revanche, si vous créez une nouvelle location, cet onglet n'apparaîtra plus et il vous faudra utiliser les onglets « Cautions » et « Acomptes » pour renseigner les données comptables auparavant enregistrées dans l'onglet « Comptabilité ».

Paramétrage

• Comment ajouter un nouvel utilisateur ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau gris en haut à droite.
     
  2. Cliquez sur le bouton Les Utilisateurs.
     La liste des utilisateurs enregistrés s'affiche.
     
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvel Utilisateur.
     
  4. Saisissez un identifiant (login) et un mot de passe, puis sélectionnez les droits d'utilisation du logiciel associés à cet utilisateur.
     
  5. Complétez les données de l'utilisateur si nécessaire, puis indiquez les fonctionnalités auquel l'utilisateur aura accès ainsi que ses droits de gestion sur les infrastructures enregistrées dans le logiciel (onglet Infrastructures).
     
  6. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour confirmer la création du nouvel utilisateur.

• Mon planning n'affiche plus mes pièces comme avant.

  Une configuration initiale de l'affichage du planning peut être nécessaire suite à la mise à jour :

  1. Une fois connecté, cliquez sur le bouton Configuration en haut à droite de la fenêtre.
     
  2. Sélectionnez la plage horaire du planning.
     
  3. Dans le champ « Colonnes », saisissez le nombre de pièces à afficher sur le planning.
     
  4. Modifiez ensuite par glisser-déposer l'ordre des infrastructures et des pièces qu'elle contiennent pour retrouver votre affichage habituel.
     
  5. Cliquez enfin sur le bouton Valider pour enregistrer les modifications.
     Remarque : L'affichage du planning est unique par utilisateur, il faut donc effectuer ces manipulations pour chacun d'entre eux si nécessaire.

• Le tarif à appliquer pour ma location n'apparaît pas dans la liste.

  Si le tarif que vous souhaitez appliquer sur une location de salle n'apparaît pas dans la liste au moment d'enregistrer cette location, examinez les éléments ci-dessous dans la liste des tarifs de la partie Administration :

  • Date d'application : vérifiez que le tarif s'applique sur la période pendant laquelle vous souhaitez enregistrer la location (ex : location pour 2014 mais tarifs valables jusqu'au 31/12/2013).
  • Infrastructure : vérifiez que le tarif est paramétré pour être utilisé avec l'infrastructure dans laquelle vous souhaitez enregistrer la location (coche présente).
  • Type de client : vérifiez que les types de client pour lesquels s'applique le tarif contiennent le type du client associé à votre location (ex : tarif pour les Agents mais pas pour les Associations).

• Comment ajouter une infrastructure ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau gris en haut à droite.
     
  2. Cliquez sur le bouton Les Infrastructures.
     La liste des infrastructures enregistrées s'affiche.
     
  3. Cliquez ensuite sur le bouton Nouvelle Infrastructure.
     Un formulaire de création s'affiche.
     
  4. Saisissez le libellé de l'infrastructure à ajouter (qui sera ensuite visible sur le planning), puis complétez les champs du formulaire si besoin.
     Remarque : les données renseignées peuvent être réutilisées automatiquement lors d'un publipostage.
     
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter une nouvelle infrastructure.

• Comment ajouter une pièce dans une infrastructure ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau gris en haut à droite.
     
  2. Cliquez sur le bouton Les Infrastructures.
     La liste des infrastructures enregistrées s'affiche.
     
  3. Cliquez ensuite sur le bouton de la colonne « Pièce » pour l'infrastructure souhaitée.
     Un formulaire de création s'affiche.
     
  4. Saisissez le libellé de la pièce à ajouter (qui sera ensuite visible sur le planning), puis complétez les champs du formulaire si besoin.
     
  5. Cliquez enfin sur le bouton Enregistrer pour ajouter une nouvelle pièce à l'intérieur d'une infrastructure.

• Comment paramétrer l'envoi de documents par e-mail ?

  1. Cliquez sur le bouton Administration dans le bandeau gris en haut à droite.
     
  2. Cliquez sur le bouton Les Infrastructures.
     La liste des infrastructures enregistrées s'affiche.
     
  3. Cliquez ensuite sur le nom de l'infrastructure souhaitée.
     Un formulaire de modification s'affiche.
     
  4. Saisissez dans le champ « Mail » l'adresse e-mail d'expédition que vous souhaitez utiliser lors de l'envoi des courriers, devis, contrats et factures.
     Remarque : vous pouvez paramétrer une adresse différente pour chaque infrastructure selon le service qui gère les locations associées.
     
  5. Cliquez enfin sur le bouton Modifier pour finir le paramétrage de l'adresse e-mail d'une infrastructure.